Videoconferenze

Nell’attuale ambiente di lavoro collaborativo è sempre più probabile che si utilizzino le videoconferenze come strumento importante per riunioni aziendali con colleghi o clienti. Potreste essere un dipendente che da remoto deve partecipare alla conferenza settimanale dell’azienda, o un venditore che desidera promuovere un prodotto a un potenziale cliente, o ancora un candidato in cerca di lavoro intervistato da un dirigente di una società dall’altra parte del Paese. Qualunque sia la ragione, vorrete apparire e farvi sentire al meglio.

Come riuscirci? In realtà non è difficile. Tutto ciò che serve per proiettare all’esterno un aspetto professionale di sé è un po’ di preparazione e di buon senso. Sia che stiate organizzando una discussione one-to-one o una videoconferenza one-to-many, ecco alcuni suggerimenti e trucchi che vi metteranno a vostro agio quando siete di fronte a una videocamera.

1 – Controllare l’illuminazione

Una delle cose più importanti di cui tenere conto è l’illuminazione. “Il posizionamento della sorgente luminosa è fondamentale” afferma Terence Taylor, scrittore e produttore indipendente di video. “Per cominciare, la luce non deve arrivare da dietro perché così si diventa solo una silhouette ed è un errore davvero comune. Non va nemmeno bene però una singola luce su un lato visto che tutto quello che c’è dall’altra parte del viso diventa scuro, con il risultato che rischiate di somigliare a un cattivo da film noir”.

“Il posto migliore dove mettere la luce è di fronte a voi, in modo che il viso possa essere visto chiaramente. Potrebbe essere una finestra o una luce artificiale; l’importante è che vi stiate di fronte” afferma Ellen Fanning, direttore dei media visivi e digitali di IDG.

Se poi non siete soddisfatti del vostro aspetto, Taylor suggerisce di utilizzare una seconda fonte di luce sul lato, preferibilmente con una lampadina a luce morbida per riempire le ombre. Una lampada da scrivania sarebbe perfetta.

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2 – Controllare l’audio

Nelle videoconferenze non bisogna solo essere visti bene ma bisogna anche farsi capire al meglio quando si parla. Se vi trovate in una stanza silenziosa, probabilmente basta usare il microfono del laptop. Altrimenti è una buona idea usare un microfono più vicino al volto. Un discreto paio di auricolari o cuffie dotati di microfono dovrebbe funzionare bene, soprattutto se consentono di parlare a un livello normale da conversazione.

3 – Non troppo vicino e non troppo lontano

Ricordate che siete voi al centro della conversazione; le persone dall’altra parte vogliono vedervi chiaramente in modo che sentano che stanno parlando direttamente con voi. Posizionatevi in modo da poter essere visti dalle spalle alla testa o dalla vita alla testa. Un’inquadratura troppo da vicino potrebbe essere esagerata o fuori luogo, mentre con una troppo da lontana si rischia di non essere riconosciuti bene in video.

4 – Tenere la videocamera all’altezza degli occhi

“Mi piace incontrare gli occhi della gente”, dice Taylor. “Solo in termini di comunicazione, soprattutto negli affari, bisogna ricercare quel tipo di connessione. Pertanto è importante che la webcam sia all’altezza degli occhi”.

Fanning è d’accordo. “Potete avere una fotocamera separata o sollevare il laptop, magari mettendolo su un supporto. Se utilizzate una fotocamera separata, dovrebbe essere il più vicino possibile allo schermo”.

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Un trucco usato dalle persone che sono spesso davanti a una telecamera è guardare la telecamera quando parlate. Anche se ciò può sembrare controintuitivo (il nostro istinto è quello di guardare lo schermo del computer), se guardate la telecamera sembrerà che stiate incrociando lo sguardo della persona a cui state parlando. Se però in questo modo non vi sentite a vostro agio, allora sarà sufficiente posizionare lo schermo e la videocamera all’altezza degli occhi. Un buon modo per testare la vostra configurazione è avviare l’app video e fare uno screenshot per avere un’idea di ciò che la persona sta guardando dall’altra parte.

5 – Mantenere l’ambiente semplice

Cercate di mantenerlo il più libero possibile. L’ambiente che vi circonda non deve essere né troppo sterile e freddo, né troppo disordinato o con un mucchio di roba sulla scrivania. Taylor concorda sul fatto che uno sfondo semplice sia il migliore. “Se qualcuno guarda da dietro le vostre foto di famiglia e si chiede dove avete trascorso la tua vacanza l’anno scorso, ciò potrebbe distrarre dalla discussione”.

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6 – Non preoccupatevi del trucco

È vero che in uno studio televisivo i presentatori sono truccati in modo da risultare belli e attraenti quando sono sotto luci intense, ma ciò non vale per le videoconferenze quotidiane. Se normalmente indossate un po’ di make-up, bene. Altrimenti, non dovete preoccuparvi. Se avvertite un po’ di caldo o siete nervosi, pulitevi il viso con un panno morbido per ridurre la lucentezza.

7 – La maggior parte dei vestiti va bene

Ci sono un paio di cose da evitare quando si parla di abbigliamento. Evitate gessati e motivi a scacchi che possono creare fastidiosi motivi moiré. Inoltre, cercate di non indossare abiti bianchi o neri, perché molte webcam hanno impostazioni di esposizione automatica e si adatteranno a quei colori. Di conseguenza indossare una camicia bianca può “fermare” la messa a fuoco di tutto ciò che lo circonda, rendendo l’immagine più scura e meno definita, mentre una camicia nera può rendere l’ambiente troppo luminoso.

8 – Sedersi su una sedia comoda

La sedia su cui sedersi nel corso della videoconferenza deve essere sufficientemente comoda, in modo da non continuare a muoversi per trovare una posizione più comoda con il rischio di apparire nervosi e agitati.

9 – Siate preparati

Se siete nuovi alle videoconferenze, esercitatevi prima. Impostate l’illuminazione e l’audio e, una volta che siete soddisfatti del risultato, chiamate un amico e cercate di capire come stanno le cose dall’altra parte. È molto meglio che a lamentarsi della cattiva qualità dell’audio sia un vostro amico e non un cliente importante.

Se poi contate di fare molte riunioni video, preparate un kit video che possa essere pronto in un minuto o due. Se infatti ricevete una chiamata improvvisa da un collega per una riunione di emergenza su Skype, non dovete preoccuparvi più di tanto per allestire il tutto. Basta accendere la macchina fotografica o la webcam, indossare le cuffie, accendere la lampada sulla scrivania e appendere un cartello sulla porta dell’ufficio con su scritto Non disturbare.

10 – Pronti? Si parte

Alla fine la cosa principale è usare il buon senso. “A questo punto sapete cosa può andare storto e quali sono gli errori da evitare o come sistemarli. Se apparite troppo scuri, trovate una luce per illuminarvi meglio; se fate fatica a farvi sentire, prendete un microfono e se apparite troppo lontani, avvicinate la telecamera. La cosa più importante però è essere voi stessi”, conclude Taylor.

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