Strumenti e processi per la smart collaboration nell’era del lavoro ibrido

Il cambiamento che negli ultimi due anni ha investito il mondo del lavoro è destinato ad avere un impatto permanente. Molte degli strumenti e delle pratiche acquisite, dal lavoro remoto alla collaborazione a distanza tra aziende, rimarranno parte della quotidianità dei lavoratori e delle strategie delle aziende.

La ricerca Future of Work 2021 di IDC rivela che per il 70% dei dipendenti il lavoro remoto è contemporaneamente più soddisfacente e più produttivo, e l’88% preferirebbe lavorare in modalità ibrida per la maggior parte del tempo.  Anche i manager concordano con questi vantaggi: l’83% dei decisori aziendali nella funzione IT stima che dopo la pandemia il lavoro avverrà da remoto almeno per la metà del tempo.

Tra i vantaggi percepiti dalle aziende, troviamo la riduzione dei costi per le sedi, la possibilità di estendere i confini geografici del reclutamento, restando appetibili anche per dipendenti lontani dalla sede, e la ritenzione dei dipendenti più talentuosi, che sempre più spesso considerano la possibilità di lavorare da remoto come uno dei fattori che invogliano a cambiare azienda.

Il lavoro in modalità ibrida presenta però sfide differenti e più ardue rispetto al “semplice” lavoro da remoto: come fare in modo che i dipendenti remoti non si sentano isolati rispetto a quelli che si vedono in ufficio, abbiano le stesse informazioni e lo stesso tipo di efficienza? Come gestire riunioni in cui uno o più gruppi in presenza devono collaborare con persone collegate da remoto?

Andrea Recupero, Head of Smart Collaboration EMEA di Lenovo ci parla della visione dell’azienda e delle sue soluzioni di collaborazione per singoli dipendenti o intere sale riunioni.

CWI: Quali sono quindi le principali difficoltà che le aziende stanno incontrando in questo particolare momento?

Andrea Recupero: Siamo passati da una fase emergenziale a una di consolidamento, sia per quanto riguarda i processi, sia per l’attrezzatura tecnologica. Sul fronte dei processi, le aziende stanno cercando di bilanciare il ritorno in presenza con il mantenimento dello spirito di collaborazione e le buone pratiche acquisite nel lavoro da remoto.

Andrea Recupero, Head of Smart Collaboration EMEA di Lenovo

Una delle difficoltà riguarda il supporto delle persone collegate da remoto, che devono poter contare su una dotazione tecnologica che permetta di avere lo stesso tipo di produttività e soddisfazione che si possono sperimentare in ufficio, ovunque ci si trovi. La lentezza delle connessioni in alcune zone può rappresentare un handicap. In questo caso, avere un notebook che integri un modulo per connessioni 5G o LTE può essere di grande supporto.

Non sono però solo i singoli dipendenti ad aver abbracciato il lavoro da remoto, ma anche intere aziende. Molti incontri con partner, fornitori o clienti che prima si svolgevano in sede vengono sempre più spesso fatti da remoto per risparmiare tempo e costi di spostamento.

Anche le aziende che sono tornate completamente in presenza o quasi, devono quindi attrezzarsi con strumenti che permettano la collaborazione tra gruppi in presenza e gruppi o individui collegati da remoto.

La qualità tecnica di queste riunioni (qualità video, audio, stabilità e funzionalità) diventa il nuovo biglietto da visita dell’azienda, la sua sala riunioni di rappresentanza. Affidarsi alla webcam e microfono integrati di un portatile aperto sul tavolo della sala riunioni non è una buona idea. Servono sale riunioni attrezzate con dispositivi dedicati e semplici da utilizzare.

CWI: Quali sono le tendenze che sta attraversando il mondo del lavoro e la sua organizzazione?

AR: Le aziende e i responsabili della funzione IT stanno riflettendo su quali siano le migliori tecnologie per abilitare e semplificare l’adozione di nuove dinamiche e nuovi processi in ottica post pandemica. I vecchi protocolli e sistemi dedicati alla videoconferenza tradizionale sono diventati obsoleti, complicati e costosi in confronto alle nuove piattaforme cloud. L’efficacia di queste piattaforme dipende però molto dalla qualità dei dispositivi utilizzati.

Un miglioramento della qualità audio e video diventa un must, così come funzioni abilitate dall’intelligenza artificiale che permettano di isolare la voce di chi sta parlando dai rumori di fondo o contare il numero di partecipanti a una riunione.

In tutto ciò, vengono ridefiniti gli spazi di collaborazione. Si passa dalla scrivania assegnata a quella condivisa, da prenotare con un’applicazione e sulla quale tutto dovrà essere improntato a un rapido cambio di utilizzatore, attraverso una migliore gestione dei cavi e hub, fino ai dispositivi per la ricarica wireless.

Aumentano le sale riunioni, che possono assumere diverse configurazioni: dalla cabina telefonica, che ora deve consentire le videoconferenze, alle huddle-room con schermo per piccole riunioni, fino alle sale conferenze più grandi. Il tutto, abilitato da piattaforme di gestione degli spazi.

Un altro tema sentito è l’interoperabilità delle piattaforme di Unified Communication, in modo da permettere chiamate dirette tra utenti di piattaforme diverse e la collaborazione tra aziende senza costringere una delle due a usare versioni web con funzionalità ridotte. Una soluzione che Lenovo è in grado di offrire con Microsoft Teams, Zoom e Google Meet.

CWI: Quali sono le soluzioni Lenovo che permettono di abilitare la smart collaboration in azienda?

AR: La nostra offerta è costruita attorno all’integrazione nativa con Microsoft Teams, Zoom e Google Meet e include hardware, software (inclusa la piattaforma di gestione remota dei dispositivi (ThinkSmartManager), e servizi – come appunto quelli di integrazione e interoperabilità – per creare una soluzione end-to-end efficace e semplice da gestire.

Lo smart device Lenovo ThinkSmart Hub per Google Teams e Zoom.

Il dispositivo ThinkSmart Hub per Microsoft Teams o Zoom è un all in one che può essere usato da una singola persona o messo al centro del tavolo in una piccola riunione. I quattro microfoni incorporati permettono di catturare l’audio di tutti gli interlocutori e il monitor da 10,1 pollici ruota di 360 per permettere una visione ottimale. Uscite Hdmi e altoparlanti esterni possono essere usati per sale più grandi.

Per attrezzare in modo permanente sale riunioni di ogni dimensione, la soluzione ThinkSmart Core separa la componente di computing dallo schermo touch. Può essere abbinato alla webcam ThinkSmart Camera 4K e alla soundbar ThinkSmart Bar.

In collaborazione con Google abbiamo invece progettato le soluzioni Series One Kit per sale riunioni di diverse dimensioni e con funzionalità uniche per Meet. Per esempio, la tecnologia TrueVoice per la cancellazione del rumore o la videocamera 4K con funzioni di panoramica, inclinazione e zoom digitali che, utilizzando l’IA di Google, permette di inquadrare i partecipanti seguendo la discussione in modo automatico.

CWI: In molti vedono gli ambienti virtuali e il metaverso come il futuro della collaborazione. Qual è la vostra visione a riguardo?

AR: Il metaverso è un tema di attualità e che suscita un grande interesse, ma che va inserito in un contesto più ampio che abbraccia l’integrazione tra ambienti fisici e virtuali, la realtà aumentata e l’intelligenza artificiale e include gli smart building che si adattano alle persone presenti. Questo abiliterà un passaggio fluido tra ambiente di lavoro fisico e virtuale, offrendo nuove possibilità.

Pensiamo per esempio a un lavoratore che alla sua postazione in ufficio ha due monitor. Con un visore per realtà virtuale potrebbe avere a disposizione anche cinque monitor senza occupare alcuno spazio, in ufficio come a casa. In più, la possibilità di esplorare e modificare modelli in tre dimensioni apre a possibilità di collaborazione inedite nella progettazione, nel training e nel supporto.

Lenovo ha cominciato a produrre visori per realtà virtuale circa sei anni fa e oggi con la soluzione ThinkReality, composta da visore, software e servizi può offrire alle aziende una piattaforma end-to-end specificamente pensata per l’utilizzo del metaverso in chiave business.

Prevedo una convergenza tra smart collaboration e metaverso e ritengo molto interessante l’approccio presentato da Microsoft nell’ultima edizione di Ignite. Con Microsoft Mesh cui ognuno potrà creare un proprio avatar 3D da usare nella collaborazione e che potrà essere declinato su molteplici dispositivi, non solo sui visori VR.