Cosa succede quando non si rinnova l’abbonamento a Office 365?

Se utilizzate Office 365 e vi scade l’abbonamento o avete saltato un pagamento, ecco quanto tempo avete a disposizione per rinnovare l’abbonamento o eseguire il backup dei dati.

office 365

Office 365 di Microsoft è, prima di tutto, un abbonamento. E come gli altri abbonamenti (pensate ad esempio ai servizi di storage online) mancare un pagamento non significa immediatamente essere tagliato fuori dal servizio. Poiché è meno costoso mantenere un sottoscrittore attuale piuttosto che trovare un nuovo abbonato come sostituto, i fornitori di questi servizi in abbonamento faranno di tutto per mantenere fidelizzati i propri clienti.

Quando un’azienda non effettua un pagamento per Office 365 o annulla il servizio, le applicazioni e i dati non scompaiono immediatamente. Piuttosto, Microsoft indirizza il cliente attraverso un processo a tre fasi che riduce gradualmente l’accesso degli impiegati e degli amministratori, ma che per mesi lascia la porta aperta per un rinnovo. Ecco di seguito le fasi di una “rottura” con Office 365 e un approfondimento su come rinnovare un abbonamento annullato e tornare nelle grazie di Microsoft.

1-30 giorni dopo la fine dell’abbonamento: Scaduto

Microsoft chiama il primo livello Scaduto, ma potrebbe anche essere definito “periodo di prova” poiché tutto funziona come se i pagamenti del cliente non si fossero interrotti. In questo livello infatti gli utenti hanno accesso normale a tutte le applicazioni e i servizi di Office 365 nell’ambito del piano aziendale. È possibile avviare applicazioni già installate, nessun dato verrà rimosso dai server di Microsoft (messaggi di posta elettronica o file archiviati su OneDrive for Business) e altre applicazioni possono essere aggiunte ai dispositivi di un utente.

Gli amministratori possono accedere a tutte le funzioni dal portale dell’amministratore di Office 365, inclusa l’assegnazione di licenze a dipendenti nuovi o esistenti. Se poi l’azienda prevede di abbandonare Office 365, è possibile eseguire il backup dei dati. L’abbonamento può essere rinnovato dall’amministratore globale durante questo periodo di 30 giorni. Microsoft fa però le cose in modo diverso con gli abbonamenti di Office 365 acquisiti tramite tutti i piani di gestione dei volumi (ad eccezione di Microsoft Open). Per questi abbonamenti infatti il periodo di 30 giorni passa a 90 giorni.

31-120 giorni dopo la fine dell’abbonamento: Disabilitato

Dal secondo al quarto mese l’abbonamento si trova nello stato Disabilitato. Un altro nome per questo livello potrebbe essere “admin only”, poiché gli amministratori possono continuare ad accedere al portale di amministrazione. Lo staff IT può utilizzare efficacemente questo periodo per eseguire il backup dei dati dei dipendenti memorizzati sui server Microsoft. Gli amministratori non possono invece assegnare licenze ai dipendenti durante questi 90 giorni.

Gli utenti nello step Disabilitato non sono in grado di accedere agli account di Office 365 e pertanto sono impossibilitati ad accedere ai servizi di Office 365 inclusi nel piano, che vanno dall’e-mail a OneDrive for Business. Le applicazioni installate localmente si trasformeranno in quelle che Microsoft chiama “funzionalità ridotte”, il che significa che molte delle funzionalità e molti degli strumenti non sono disponibili. I file possono essere aperti, visualizzati e stampati, ma non modificati o salvati. Le applicazioni potrebbero non avviarsi dal desktop, ma si apriranno dopo aver fatto clic su un documento appropriato.

Le applicazioni di Office per macOS fornite tramite un abbonamento a Office 365 entrano invece immediatamente in questo stato non appena scade il pagamento. Non esiste infatti un periodo Scaduto per gli utenti Mac. Un abbonamento può ancora essere riattivato dall’amministratore globale durante questo periodo.

Da 121 giorni in poi: Deprovisioned

Passati i 120 giorni, l’abbonamento a Office 365 cessa del tutto. Nessuno, inclusi gli amministratori, può più accedere al servizio o alle applicazioni e quindi il backup dei dati dei dipendenti è impossibile. Microsoft inizierà infatti a cancellare i dati dell’abbonamento dai suoi server a partire da questa deadline.

Le aziende che desiderano cancellare i dati il prima possibile possono richiedere il “deprovisioning accelerato” chiamando il supporto. Microsoft fornirà quindi un codice di “blocco” che l’amministratore IT inserirà nel portale admin. A questo punto Microsoft eliminerà i dati, i documenti e le caselle email pertinenti. Il deprovisioning accelerato, afferma Microsoft, assicura che i dati degli utenti vengano eliminati entro 3 giorni.

Durante questo periodo gli amministratori globali non possono più ripristinare un abbonamento e, quindi, l’accesso ai dati basati su cloud e alle applicazioni di Office. Supponendo che l’azienda desideri continuare a utilizzare Office, deve acquistare nuovi abbonamenti a Office 365 o Office 2019.

Risottoscrivere un abbonamento a Office 365

Anche se può sembrare impossibile perdersi l’avviso per un abbonamento Office 365 che sta per scadere (Microsoft avvisa i clienti con una marea di e-mail con l’avvicinarsi della data), potrebbero esserci dei casi in cui questo scenario può diventare reale. Per riattivare una sottoscrizione quando ci si trova negli stati Scaduto o Disabilitato, bisogna selezionare Fatturazione> Abbonamenti dal centro di amministrazione, selezionare la sottoscrizione di Office 365 e quindi selezionare Riattiva.

Se questa ultima voce non viene visualizzata, l’amministratore globale dovrà utilizzare l’assistenza telefonica. Le informazioni per il pagamento dovranno essere reinserite o comunicate al rappresentante dell’assistenza.