Google Meet ora è gratis: come organizzare riunioni e lezioni

Guida passo passo per programmare e avviare senza problemi la propria prima videoconferenza con Hangout Meets, il servizio di Google per le riunioni virtuali

Videoconferenza

Aggiornamento 30 Aprile 2020: Google ha annunciato di aver reso il suo strumento per videoconferenze Meet gratuito per tutti fino a settembre. Precedentemente, Meet era disponibile solo per utenti gli utenti del servizio a pagamento Gsuite.

La videoconferenza tramite Google è dei tanti strumenti il cui utilizzo è esploso come conseguenza della necessità di collaborare in smart working o di studiare e insegnare attraverso la didattica a distanza. La diffusione di Gsuite for Education nelle scuole di ogni ordine e grato è cresciuta notevolmente in questi ultimi mesi, spinta anche dal succedersi di notizie su problemi di sicurezza di un altro noto concorrente: Zoom.

Leggi anche: Lavoro agile e sicurezza: l’importanza dell’Endpoint Detection and Response

Il servizio di chat di Google Meet mette a disposizione uno strumento dedicato proprio alle conference call chiamato Google Hangouts Meet, attraverso il quale è possibile effettuare meeting virtuali tramite browser, senza quindi la necessità di installare alcun software aggiuntivo. Può essere usato da desktop o in mobilità tramite smartphone o tablet, sia Android che iOS.

Come funziona la videoconferenza con Google Hangouts Meet

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L’utilizzo di Google Hangouts Meet è possibile in due modalità: da organizzatori della videoconferenza o da semplici partecipanti.

Nel caso in cui si sia organizzatori è necessario avere un account G Suite che permetterà di organizzare una videoconferenza con 100 partecipanti se si dispone di un account Basic, 150 utenti per gli account Business, mentre se si dispone di un account Google Suite Enterprise il limite dei partecipanti sale fino a 250. In fondo all’articolo troverete caratteristiche e prezzi dei diversi piani.

Programmare una riunione Hangouts Meet e invitare i partecipanti

Il primo passo è programmare una riunione attraverso Google Calendar, ricordandosi di aggiungere nel campo Guest tutti gli invitati alla videoconferenza (non è necessario che facciano parte dell’organizzazione o che abbiano un account G Suite), e poi:

  • se si usa una versione desktop, cliccare sulla voce Aggiungi videoconferenza posizionata sotto al campo Posizione;
  • se si usa l’app mobile, dopo l’inserimento di almeno un invitato comparirà l’opzione Aggiungi Hangout da selezionare.

A questo punto tutti i partecipanti riceveranno nella mail di invito anche il link per connettersi, sul quale basterà cliccare il giorno della riunione per poter dare il via alla videoconferenza.

Avviare una riunione Hangouts Meet istantaneamente

Se invece si ha necessità di dare il via subito ad una videoconferenza senza passare dalla programmazione tramite Google Calendar, sarà possibile collegarsi direttamente via browser al sito di Google Hangouts Meet e cliccare su Partecipa a una riunione o avviala.

Prima dell’avvio, verrà mostrata un’anteprima del video (è il momento per decidere di mettere via quei biscotti e quel disordine che si vedono alle nostre spalle… Qui alcuni consigli su come prepararsi al meglio per una videoconferenza in casa). Volendo, possiamo disattivare telecamera e microfono prima di entrare nel meeting.

Ci sono due possibilità:

  1. Fare clic su Partecipa, trasmettendo il solo video della webcam
  2. Fare clic su Presenta. Qui potremo scegliere se condividere il video dello schermo del pc oppure della singola finestra di un’applicazione.

Anche se abbiamo avviato la riunione come normale videochiamata, possiamo in ogni momento attivare la condivisione dello schermo dall’icona Presenta ora, in basso a destra.

All’avvio, appare una finestra in cui è possibile copiare il link da distribuire ai partecipanti, così come il numero di telefono e il PIN che questi possono usare per unirsi alla riunione da un qualsiasi telefono. Solo le versioni a pagamento di G Suite e G Suite per Education permettono di utilizzare numeri di telefono locali. Quelle gratuite, includono solo un numero di telefono statunitense.

Questa finestra è sempre accessibile da Dettagli riunione in basso a sinistra. Copiate le informazioni della finestra e inviatele ai partecipanti (via email o in altro modo).

Hangouts Meet via smartphone o tablet

Infine, se si preferisce iniziare la videoconferenza tramite smartphone o tablet è possibile scaricare l’app per Android o per iOS, dare il via ad un nuovo meeting e condividere il link con i partecipanti.

Problemi audio e video con Google Hangouts Meet

Se gli altri partecipanti non riescono a vedervi o a sentire la vostra voce, potreste aver disattivato webcam o microfono dai pulsanti che sono sempre presenti, insieme a quello per interrompere la chiamata (se non si vedono, muovete il mouse sopra alla finestra).

Se invece il problema non è quello, potreste dover selezionare manualmente la fonte audio e video. Fate clic sull’icona con i tre puntini verticali nell’angolo in basso a destra e selezionate Impostazioni (icona con l’ingranaggio). Da lì potete scegliere tra le diverse opzioni disponibili quali siano microfono, cuffie o altoparlante e webcam da utilizzare.

Se invece audio e video in Hangouts Meet vanno a scatti, il problema è che la connessione internet è troppo lenta. In questo caso, conviene che tutti i partecipanti disattivino la webcam, lasciando eventualmente attiva solo quella di chi sta parlando.

Anche se per il momento le dorsali internet sembrano reggere, l’aumento delle videoconferenze dovuto all’improvvisa esplosione del telelavoro è causa di preoccupazione, e l’Unione Europea ha chiesto ai fornitori di servizi non essenziali, come i servizi di streaming video per intrattenimento, di limitare la qualità dei video per lasciare banda ai servizi utilizzati da scuole e imprese.

Hangouts Meet: novità per la didattica a distanza

Un aggiornamento di Hangout a fine marzo 2020 ha introdotto alcune modifiche per semplificare la gestione di una classe da parte dell’insegnante. Ora solo l’organizzatore della riunione può silenziare qualsiasi partecipante, che per indisciplina o semplice scarsa dimestichezza con le videoconferenze potrebbe disturbare la lezione, mentre i normali partecipanti non possono più silenziare la voce del professore (evidentemente, capitava anche questo).

I prezzi di Google Hangouts Meet

Fino a maggio 2020, per utilizzare Google Hangouts Meet come organizzatore era necessario avere un account Google Suite Basic, Business o Enterprise, mentre chiunque poteva partecipare a un meeting organizzato da altri senza bisogno di registrazione. Da maggio, Google ha iniziato a rendere disponibile Meet per chiunque, con un limite di 60 minuti a riunione (limite che però non verrà applicato fino a settembre). Sarà comunque necessario registrare un account Google gratuito.

Il costo dei piani tariffari di Gsuite per aziende è suddiviso in:

  • Google Suite Basic, al prezzo di 4 euro al mese ad utente o 40 euro all’anno ad utente più IVA, che consente l’accesso alla suite professionale e 30 GB di spazio di storage;
  • Google Suite Business, per un costo di 8 euro al mese ad utente o 96 euro all’anno più IVA, che rende illimitato lo spazio di storage disponibile;
  • Google Suite Enterprise, a 23 euro al mese ad utente oppure 276 euro all’anno più IVA, grazie alla quale è possibile usufruire di controlli e funzionalità avanzati oltre allo storage illimitato.

In alternativa è possibile sottoscrivere l’account Google Suite Team, al prezzo di 8 euro al mese ad utente o 96 euro all’anno più IVA, che permette di utilizzare gli strumenti di collaborazione e lo spazio di archiviazione illimitato da usare all’interno del team.

Aggiornamento del 28/08/2017 di Valentina Colazzo

Aggiornamento del 23/03/2020 di Andrea Grassi

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Andrea Grassi
Editor di Computerworld e CIO Italia Giornalista professionista, ma con una formazione tecnico-scientifica, dal 1995 ha lavorato per alcune delle più importanti testate di informatica in Italia. È stato redattore di .Net Internet Magazine, il Mio Computer e MacFormat, responsabile di redazione di Computer Magazine, PC Magazine, Hacker Jorunal, Total Computer e del portale CHIP Download. Come publisher ha curato l’edizione italiana di CHIP, PC World, Macworld e ha ideato e lanciato le riviste mensili iPad Magazine e Android Magazine. È autore dei libri Windows XP per tutti e Mac OS Tiger pubblicati da McGraw-Hill e ha tradotto svariati altri manuali di programmazione, cybersecurity e per software professionali. Dal 2015 cura per Fiera Milano Media le testate Computerworld e CIO Italia dell’editore americano IDG. Ha seguito in particolar modo l’evoluzione di Internet, dagli albori della sua diffusione di massa, analizzandone gli aspetti tecnici, economici e culturali, i software di produttività, le piattaforme web e social, la sicurezza informatica e il cybercrime. Più di recente, segue le tematiche relative alla trasformazione digitale del business e sta osservando come l’intelligenza artificiale stia spingendo ogni giorno più in là il confine della tecnologia. Puoi contattarlo via email scrivendo ad andrea.grassi@cwi.it e seguirlo su Twitter (@andreagrassi) o Linkedin.