Smartsheet: lo strumento ideale per una semplice gestione dei progetti

In competizione con strumenti di gestione delle attività ampiamente utilizzati come Asana e Trello, Smartsheet ha guadagnato terreno in un'ampia gamma di aziende. Ecco come funziona questa app basata su cloud e perché è così popolare.

Smartsheet è uno strumento flessibile di gestione del lavoro incentrato su fogli di calcolo e progettato per tenere traccia dei progetti del team. Lanciato nel 2006, oggi conta 8 milioni di utenti (di cui quasi 1 milione a pagamento) ed è utilizzato da quasi 100.000 aziende, da Google e Netflix fino alla US General Services Administration.

Tale successo deriva dalla sua capacità di attrarre un’ampia gamma di utenti aziendali, in particolare i project manager, secondo Chris Marsh, direttore della ricerca presso 451 Research, parte di S&P Global Market Intelligence. Per Smartsheet ciò significa combinare un formato di foglio di calcolo con funzionalità di gestione e collaborazione del lavoro più avanzate.

“Questo tool guadagnato un appeal virale tra i leader aziendali e i loro team come strumento abbastanza flessibile da affrontare molti casi d’uso di lavoro diversi che non richiedono il coinvolgimento di specialisti di project management o analisti aziendali”, ha detto Marsh.

Come funziona Smartsheet?

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Il lavoro in Smartsheet è incentrato su “fogli” che contengono informazioni relative a un particolare progetto o progetti. All’interno di ogni foglio, gli utenti possono includere una serie di dettagli relativi a un progetto come descrizione, stato, date di scadenza e quali lavoratori sono stati assegnati per completare un’attività. Gli utenti, tra le varie opzioni, possono anche allegare file, aggiungere commenti e richiedere aggiornamenti.

Esistono diversi modi per visualizzare i fogli, da una visualizzazione a griglia simile a un foglio di calcolo che è stata a lungo al centro del prodotto Smartsheet a schede in stile Kanban, diagrammi di Gantt e visualizzazione del calendario. Gli utenti possono generare report personalizzati che raccolgono dati da fonti all’interno di più fogli, consentendo, ad esempio, una panoramica dell’attività di vendita all’interno di un team. Inoltre, è possibile creare dashboard per fornire una panoramica di alto livello dei dati all’interno dei fogli, combinando widget come grafici, metriche e report.

Smartsheet offre inoltre una gamma di integrazioni con altre applicazioni di collaborazione, produttività e business, tra cui Microsoft Teams, Google Workspace, Atlassian Jira, ServiceNow e Salesforce. Le automazioni del flusso di lavoro possono essere impostate con una serie di trigger e azioni, come processi di approvazione in più fasi o notifiche ai colleghi di una scadenza imminente tramite Slack. Smartsheet offre anche una piattaforma senza codice chiamata WorkApps. Introdotta nel 2020, WorkApps consente agli utenti di creare app semplici impacchettando le informazioni da fogli, moduli e dashboard in un’interfaccia semplice.

Prezzi Smartsheet

Sebbene Smartsheet offra una prova gratuita di 30 giorni, non esiste un’opzione freemium; tutti i suoi livelli hanno un costo di abbonamento mensile o annuale. I singoli abbonati pagano 6 euro al mese (se fatturati annualmente) e hanno accesso a tutte le “viste” dei fogli, flussi di lavoro automatizzati, WorkApp (solo accesso) e altre funzionalità, sebbene vi sia un limite al numero di fogli, report e dashboard.

Il livello Business, a 22 euro per utente al mese, aumenta il numero di fogli accessibili a 100 per utente, rimuove il limite su schede e report e offre funzionalità aggiuntive come il branding personalizzato. Gli utenti Business, che possono negoziare un piano tariffario personalizzato in base al numero di utenti e alle esigenze specifiche, ottengono l’accesso all’intera gamma di controlli di amministrazione, come il Single Sign-On e il controllo degli accessi aziendali, e possono creare WorkApp personalizzate.

Un nuovo piano tariffario premium, Smartsheet Advance, è stato presentato quest’estate all’evento Engage dell’azienda. Disponibile per i clienti aziendali, Advance include i livelli Silver, Gold e Platinum, che forniscono l’accesso a una gamma di funzionalità aggiuntive. Queste includono la gestione granulare sulla condivisione delle informazioni e la possibilità di caricare dati, sincronizzare e condividere i dati Smartsheet con app aziendali come Salesforce e Microsoft Dynamics 365.

Quali sono le prospettive di Smartsheet?

Sebbene abbia somiglianze con le app di gestione dei progetti più tradizionali, Smartsheet fa parte di una nuova generazione di strumenti di gestione del lavoro che include Airtable, Asana, Monday.com, Workfront e Wrike. Affronta anche la concorrenza dei grandi player del settore come Microsoft e Google, che hanno prodotti simili.

Smartsheet si è classificato al primo posto nel recente rapporto della società di analisi Forrester sugli strumenti di collaborazione, con ottime valutazioni per le capacità di automazione. Anche la visione del prodotto e la roadmap dell’azienda sono stati visti come punti di forza.

Smartsheet, che ha presentato domanda di IPO nel 2018, raccogliendo 150 milioni di dollari, ha visto una forte crescita negli ultimi anni, guadagnando terreno con una serie di organizzazioni più piccole e di dimensioni aziendali. I ricavi hanno raggiunto i 385,5 milioni di dollari nell’anno fiscale 2021, con un aumento del 42% su base annua, con le più grandi offerte di singoli clienti del valore di oltre 3 milioni di dollari. I risultati finanziari trimestrali più recenti dell’azienda hanno mostrato un aumento del 68% tra i clienti che spendono 100.000 dollari all’anno, un’ulteriore indicazione dell’ampio utilizzo all’interno delle organizzazioni.

L’azienda ha ampliato rapidamente la propria forza lavoro; ora ha infatti più di 2.100 dipendenti, rispetto ai 460 all’inizio del 2017. E in un altro segno di maturità, Smartsheet ha acquisito quattro società dalla sua IPO, tra cui Brandfolder, un fornitore di software di gestione delle risorse digitali.

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