Dropbox Spaces: la collaborazione sul lavoro si fa smart

Dropbox spera di diventare uno strumento centrale per la produttività e la collaborazione dei dipendenti con Dropbox Spaces, che è stato lanciato insieme a numerosi altri aggiornamenti.

dropbox spaces

Nei giorni scorsi Dropbox ha lanciato un hub di collaborazione progettato per consentire agli utenti di lavorare insieme su una varietà di documenti; un altro passo nell’evoluzione dell’azienda americana oltre la condivisione di file cloud in qualcosa di più focalizzato sulla produttività. Dropbox ha inizialmente rivelato i piani per la sua rinnovata applicazione, ora chiamata Dropbox Spaces, a giugno insieme a una nuova app desktop. Spaces funge da cartella condivisa per i team e combina documenti provenienti da varie fonti in un unico posto, con la possibilità di chattare con i colleghi e assegnare attività. Spaces e la nuova app desktop si collegano inoltre a varie piattaforme di comunicazione video e di testo di terze parti.

Il lancio di Spaces porta l’azienda a una maggiore concorrenza con piattaforme come Slack, Microsoft Teams e altri fornitori che mirano tutti a fornire applicazioni sulle quali i dipendenti trascorreranno gran parte della loro giornata. “Dropbox si sta spostando da quel popolare servizio di condivisione file che è sempre stato a una piattaforma aziendale che sta creando uno spazio di lavoro smart e supportando l’ecosistema” ha affermato Wayne Kurtzman, direttore della ricerca presso IDC.

Durante l’evento di lancio il CEO di Dropbox Drew Houston ha dichiarato che le modifiche alla piattaforma principale aiuteranno i dipendenti a gestire l’afflusso di informazioni che ricevono durante la giornata di lavoro. Le numerose app su cui ora fanno affidamento i lavoratori sono infatti diventate una distrazione e possono influire negativamente sulla produttività.

“Abbiamo iniziato a chiederci se Dropbox potesse evolversi in un nuovo tipo di app che aiuta altre app a lavorare meglio insieme”, ha affermato Houston. “E se il vostro spazio di lavoro sapesse come organizzarsi da solo? E se davvero vi aiutasse a concentrarvi piuttosto che a distrarvi? E se il vostro spazio di lavoro fosse effettivamente intelligente? Bene, questo è esattamente ciò che stiamo costruendo: uno smart workplace”.

Dropbox offre una varietà di piani tariffari per singoli utenti o team. Una versione base limitata è disponibile gratuitamente per i singoli utenti, con livelli Plus (9,99 euro al mese) e Professional (16,58 euro al mese) che aggiungono più spazio di archiviazione e funzionalità aggiuntive come Smart Sync e accesso offline, nonché un supporto migliorato.

Il prezzo per Dropbox Business parte da 12 euro al mese per utente e include funzionalità di amministrazione come l’autenticazione a due fattori, una console di amministrazione e il recupero dei file. I livelli Advanced (18 euro per utente al mese) ed Enterprise (prezzi disponibili su richiesta) offrono miglioramenti come spazio di archiviazione illimitato e supporto personalizzato.

Oltre ad annunciare la disponibilità di Spaces, Dropbox ha offerto i dettagli delle nuove funzionalità a venire. Tale elenco include l’integrazione con Dropbox Paper, lo strumento collaborativo di elaborazione testi della società, che sarà accessibile insieme ai file di Google Docs e Microsoft Office in Spaces. Inoltre, sarà disponibile l’integrazione con la famosa applicazione di gestione del lavoro di Atlassian, Trello, che consente agli utenti di aggiungere contenuti Dropbox alle schede Trello.

Esistono anche diverse funzionalità basate sull’intelligenza artificiale per aiutare gli utenti a gestire i file in modo più efficace e rimanere al passo con i colleghi che lavorano in Spaces. I punti salienti del team forniscono una panoramica dell’attività dei colleghi, come gli aggiornamenti dei documenti, mentre le funzionalità di machine learning di Dropbox sono state applicate per suggerire contenuti agli utenti quando ne hanno bisogno, ad esempio informazioni che potrebbero essere necessarie prima di una riunione programmata.

La ricerca di immagini consente inoltre agli utenti di cercare immagini utilizzando una descrizione del contenuto, ad esempio “abbigliamento”, anziché fare affidamento sul nome di un file. Sarà anche possibile rintracciare i documenti di testo cercando le frasi chiave presenti in un documento, inclusi i PDF. Kurtzman ha affermato che Dropbox ha speso molto tempo e risorse per il progetto DBXi legato all’intelligenza artificiale e i risultati iniziano a vedersi proprio ora.

Tra le altre funzionalità svelate ci sono le anteprime per i file, inclusi i documenti di AutoCAD che possono essere visualizzati dall’app desktop Spaces (anche se un utente non ha installato l’applicazione nativa) e Dropbox Binder, che consente agli utenti di raccogliere documenti, immagini, PDF e più in un unico posto.

Aumentare l’adozione mantenendo gli utenti di vecchia data

Kurtzman ha osservato come alcuni utenti potrebbero preferire la più semplice struttura di archiviazione dei file di Dropbox originale. In questo caso il servizio continuerà a funzionare come una semplice piattaforma di sincronizzazione e archiviazione dei file. “Chi non è ancora pronto per uno spazio di lavoro più smart potrebbe preferire il caro e vecchio Dropbox e ciò sarà ancora possibile”.

“Questo è un cambiamento significativo per Dropbox, che lo posiziona ulteriormente come strumento di collaborazione” ha dichiarato Raúl Castañón-Martínez, analista senior presso 451 Research. “Dropbox ha naturalmente gravitato sulla collaborazione; questo è il modo in cui gli utenti lo usano istintivamente, come repository in cui iniziano i flussi di lavoro di collaborazione. Questa riprogettazione rende ufficiale il fatto che Dropbox si sta finalmente allargando a qualcosa di più completo e al passo con i tempi.”

L’app desktop sembra una “naturale evoluzione” per l’azienda secondo Larry Cannell, direttore della ricerca di Gartner. “I documenti sono al centro della collaborazione online di molti team. Tuttavia, i team hanno bisogno di qualcosa di più dei documenti, visto che devono tenere traccia delle attività, condividere feedback e tenere d’occhio ciò che fanno gli altri.”