Cosa fare e cosa non fare durante una videoconferenza

Quattro consigli per migliorare l’esperienza in videoconferenza tra preparazione tecnica, carisma e immagine.

L’importanza della videoconferenza in ambito aziendale è ormai nota a tutti e basta osservare i dati di un rapporto di IDC stilato lo scorso anno per accorgersene. Secondo quello studio infatti la videoconferenza come strumento di collaborazione è utilizzata dal 44% delle aziende piccole, medie e grandi interpellate da IDC, con il 42% che è invece intenzionato a usare prossimamente questo mezzo. Secondo un altro rapporto sempre del 2014, ma questa volta a firma Gigaom Research, l’87% degli utenti remoti si sente più connesso al proprio team quando utilizza la videoconferenza come strumento collaborativo.

Con tutte queste percentuali in mente è necessario chiedersi se si sia in grado di sfruttare al meglio la videoconferenza per migliorare le relazioni professionali, far crescere il proprio business e scovare nuove opportunità. Anche una semplice videochat con Google Hangouts può infatti assumere una certa importanza ed è per questo che vi proponiamo quattro semplici consigli per migliorare velocemente, e senza particolari sforzi, le vostre abilità in videoconferenza.

1 – Conoscere a fondo gli strumenti

Quasi tutti al giorno d’oggi hanno avuto una minima esperienza di videochat, anche solo utilizzando FaceTime su un iPhone. Ma un approccio così casuale alla videoconferenza non garantisce un’esperienza completa e consapevole quando di mezzo ci sono anche gli affari. Basti pensare alle sole strutture di videoconferenza all’interno di un’azienda, che possono variare da ambienti appositi allestiti spendendo anche centinaia di migliaia di euro per l’installazione di sistemi modulari, per arrivare a servizi gratuiti come Skype, Google Hangouts o Blue Jeans, che il più delle volte non richiedono particolari location aziendali per essere utilizzati.

Qualunque sia il sistema utilizzato dalla vostra azienda, dovreste conoscere a fondo le caratteristiche e le impostazioni di ogni componente hardware o software coinvolto nella videoconferenza, assicurandovi almeno qualche minuto prima dell’inizio del collegamento che tutto sia pronto e che non ci siano problemi dovuti alla connessione, ai plug-in da attivare o disattivare e a un eventuale ritardo audio/video (la cosiddetta lag), che potrebbe rendere l’esperienza davvero fastidiosa.

Questo è importante soprattutto quando si ha a che fare con setup particolarmente complessi che coinvolgono PC, schermi, proiettori e altri sistemi complessi per videoconferenze di un certo livello. Non si può mai sapere che guaio potrebbe accadere durante una sessione video e quindi testare tutto l’equipaggiamento in anticipo è cosa buona e giusta.

Se si lavora con una telecamera fissa come la webcam di un laptop, ricordatevi di non muovervi troppo mentre parlate

2 – Il video conta, ma anche l’audio è fondamentale

Presentarsi nel modo giusto in una videoconferenza non è banale come si potrebbe pensare. Alcuni veterani di questo settore consigliano infatti di optare per un luogo con uno sfondo che non distragga gli interlocutori; una finestra ad esempio è sconsigliata, così come un’apertura verso un corridoio o un altro ambiente lavorativo dove c’è un frequente passaggio di persone. Lo sfondo dovrebbe essere insomma neutro e con meno oggetti possibili; una scrivania con il logo della vostra azienda in bella vista potrebbe essere una soluzione ideale per semplicità e professionalità, come consiglia anche il CIO di Polycom Scott McCool.

Bisogna poi curare un minimo l’illuminazione della stanza (non troppo sparata ma nemmeno troppo fioca) e, se si tratta di una presentazione in cui dovete muovervi per mostrare qualcosa ai vostri interlocutori, bisognerebbe fare in modo che i mezzi di registrazione video e audio vi seguano (un microfono wireless sarebbe l’ideale), sebbene fare ciò con software collaborativi web-based o client-based non sia affatto facile.

Se invece si lavora con una telecamera fissa come la webcam di un laptop, ricordatevi di non muovervi troppo mentre parlate; non solo non è bello per gli altri partecipanti vedere un volto che va e viene, ma a soffrire è anche la qualità audio, che dovrebbe essere sempre costante e non subire improvvisi cali di volume perché magari vi siete allontanati leggermente dalla webcam.

Altri consigli di McCool riguardano l’inquadratura ottimale (ad altezza occhi e non dal basso verso l’alto, obliqua o dall’alto verso il basso) e i vestiti, che dovrebbero essere semplici ed eleganti al tempo stesso, senza camicie o giacche con intarsi o ricami strani che potrebbero risaltare troppo in video e dare fastidio. Per quanto riguarda invece l’audio, non state troppo vicini al microfono (rischio di distorcere la voce) o troppo lontani, tenete d’occhio l’indicatore di ingresso dell’audio (non deve andare in clip) e ricordatevi di spegnere tutte le funzioni audio e video del sistema una volta finita la sessione. È sempre meglio non incappare in certi “fuori onda” spiacevoli.

il nostro consiglio è di portare le convenzioni che si adottano negli incontri reali in questi meeting virtuali

3 – Il segreto è saperci fare

Una videopresentazione di successo si basa anche sulla vostra capacità di coinvolgere gli interlocutori e di rendere interessante l’argomento di cui vi accingete a parlare, anche quando tutto ciò sembra impossibile. Ricordatevi che non state dando una lezione alla vostra audience, ma che state parlando con essa.

Evitate quindi di leggere in modo monotono delle slide in PowerPoint, fate domande per coinvolgere gli interlocutori e, se possibile, rivolgetevi a essi con i loro nomi. Approfittate di alcune funzionalità multimediali come grafici, video e immagini e, per non stancare chi vi sta ascoltando variando così anche il tono della presentazione, potreste passare ogni tanto la parola anche a qualche altro membro del vostro team

4 – La giusta via di mezzo

Naturalmente non bisogna esagerare con atteggiamenti troppo estroversi o istrionici. Anche le videoconferenze d’altronde, così come gli incontri di lavoro faccia a faccia, hanno certe regole da seguire. Charles Galda, CIO Technology Centers & Services di GE Capital, distingue ad esempio tra diversi tipi di videoconferenze. Ci sono quelle con i membri del suo team in cui si scherza, si parla del più o del meno prima di iniziare e ci si rilassa.

Ci sono poi quelle a cui partecipa un maggior numero di persone, quelle in cui non si conoscono bene gli interlocutori o quelle in cui bisogna discutere un argomento particolarmente complesso. In questi casi il tono della videoconferenza è naturalmente diverso e deve riflettere l’importanza o la complessità della discussione. Insomma, concentrarsi di più e tenere al minimo (se non proprio eliminare) le chiacchiere inutili e le battute.

Per il resto il nostro consiglio è di trasportare le convenzioni che si adottano negli incontri reali in questi meeting virtuali. Iniziate con le introduzioni di rito, evitate conversazioni su altri argomenti, fate attenzione a non essere interrotti dagli squilli del vostro smartphone e ricordate agli altri partecipanti di mettere in mute le loro linee se vogliono parlare al di fuori della sessione o devono usare la tastiera del PC. Ah e naturalmente sorridete, non vestitevi come se foste in spiaggia, siate presentabili e guardate negli occhi i vostri interlocutori. Dopotutto siete davanti a una telecamera.