Google potenzia G Suite con funzionalità di collaborazione, IA e integrazione

Alla conferenza Cloud Next dei giorni scorsi Google ha mostrato chiaramente il futuro di G Suite con una serie di miglioramenti a livello di collaborazione, intelligenza artificiale e integrazione.

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Google ha annunciato nei giorni scorsi una serie di miglioramenti a G Suite, la sua suite di produttività che include Documenti, Fogli, Presentazioni, Gmail, Chat Hangouts e una varietà di altre app aziendali. Le aggiunte, molte delle quali ancora in versione beta, mirano a incrementare la produttività degli utenti, aiutandoli a collaborare tra loro e con servizi esterni e offrendo alle organizzazioni maggiore controllo e conoscenza dei dati aziendali.

Secondo David Thacker, vice presidente di product management per G Suite, la piattaforma di produttività di Google ha ora 5 milioni di clienti business paganti rispetto ai 4 milioni di un anno fa. Alla conferenza Cloud Next Thacker e altri rappresentanti della società hanno sottolineato ripetutamente le funzionalità di collaborazione della suite per ufficio come elemento chiave di differenziazione tra G Suite e il suo principale concorrente, Microsoft Office 365.

“Il nostro obiettivo è aiutare le organizzazioni a trasformare il loro modo di lavorare”, ha detto Thacker. “Individualmente non ci sono stati annunci importanti; tuttavia, se messe insieme, queste novità dipingono un quadro preciso della direzione in cui Google si vuole dirigere con G Suite” ha dichiarato Raúl Castañón Martínez, analista senior di 451 Research. “Ciò include un cambiamento nell’esperienza utente che mi aspetto avrà un impatto importante sul modo in cui individui e team svolgono il proprio lavoro”.

Ad esempio, Google Assistant avrà finalmente accesso agli account G Suite aziendali, a partire dall’app Calendario. Ora in versione beta, la funzione consente agli utenti di chiedere a Google Assistant tramite smartphone, smart speaker o smart display domande come “Qual è il mio programma oggi?” per vedere e ascoltare un elenco di appuntamenti imminenti. Gli utenti saranno anche in grado di impostare, cancellare o riprogrammare le riunioni via voce.

“In tutto il settore vedo grandi opportunità in futuro per le integrazioni voce e assistente” ha affermato Patrick Moorhead, presidente e analista principale di Moor Insights & Strategy. “Il più grande vantaggio che questa tecnologia offre agli utenti e alle aziende è che estende le esperienze quando non si può essere fissi su un dispositivo, ad esempio quando si cammina o si guida. L’interazione vocale fornisce anche scorciatoie, o “macro”, alle attività comunemente eseguite, come l’impostazione di una riunione.”

Secondo Castañón Martínez la nuova funzione segnala anche un prossimo e importante cambiamento sul posto di lavoro. “L’integrazione dei comandi abilitati al linguaggio cambia il modo in cui gli utenti interagiscono con la tecnologia. Ciò diventerà ancora più evidente quando Google integrerà il suo Assistant in altre applicazioni”.

“Anche se un po’ sfumato, il messaggio di Google è chiaro: l’esperienza dell’utente sta cambiando e sta diventando multimodale”, ha continuato Castañón Martínez. “Questo è un grande cambiamento e c’è di più in arrivo. Google sta infatti espandendo l’esperienza utente con gesti, riconoscimento di immagini/oggetti e video. Ad esempio, ha già annunciato l’uso del riconoscimento delle immagini per la ricerca”.

Funzioni per collaborazione e produttività

Alcune delle nuove funzionalità di G Suite hanno lo scopo di aiutare gli utenti a ridurre al minimo il “cambio di contesto” o la necessità di passare continuamente tra applicazioni e finestre. A tal fine Google intende integrare il servizio chat aziendale di G Suite (Hangouts Chat) con Gmail. L’app di chat verrà visualizzata nella parte inferiore sinistra della schermata di Gmail, potrà essere espansa a schermo intero e gli utenti potranno avviare nuove conversazioni da Gmail. Questa funzione e la possibilità di includere partecipanti esterni nelle conversazioni della chat di Hangouts saranno presto disponibili in versione beta.

La prossima beta di G Suite Add-ons consentirà agli utenti di accedere ai dati e utilizzare strumenti di terze parti come Salesforce, Evernote, Asana e Box tramite un pannello a destra delle app di G Suite, tra cui Gmail, Documenti, Fogli e Presentazioni. Finora sono disponibili circa 15 componenti aggiuntivi di G Suite.

Come con G Suite e l’integrazione della chat di Hangouts, l’idea alla base dei componenti aggiuntivi di G Suite è impedire agli utenti di passare da un’applicazione all’altra per trovare informazioni o gestire attività. “Vogliamo che abbiate un posto dove andare: un posto dove parlare con i vostri colleghi, un posto dove trovare quello che state cercando” ha dichiarato Katie Wattie, responsabile delle comunicazioni di Google.

Altre aggiunte di G Suite mirano inoltre a semplificare il lavoro con collaboratori esterni e prodotti di terze parti. Anche Google Cloud Search, il servizio che consente ai dipendenti di cercare tra i servizi di G Suite e le directory aziendali per trovare rapidamente file, informazioni e contatti, otterrà infatti la connettività con le terze parti. I clienti idonei di G Suite possono ora utilizzare la funzione di ricerca intelligente per cercare in fonti di dati esterne come SAP, Salesforce e persino Microsoft SharePoint.

Ora gli utenti di G Suite possono inoltre modificare i file nei formati di Microsoft Office come .docx o .ppt direttamente in Documenti, Fogli e Presentazioni senza dover prima convertire i file in formati Google, cosa che semplifica non poco il lavoro con i colleghi che utilizzano Office. Gli utenti potranno presto condividere e collaborare su file archiviati in Google Drive con persone che non dispongono di un account Google tramite codici PIN.

In questo modo i visitatori con un codice PIN possono visualizzare, commentare o modificare Documenti, Fogli, Presentazioni, file PDF e file Office. Gli amministratori di G Suite saranno poi in grado di creare categorie di metadati e tassonomie che gli utenti possono applicare ai file archiviati in Drive per renderli più facili da trovare con la ricerca. Entrambe le funzioni di Google Drive sono attualmente in versione beta.

Voce, videoconferenza, sicurezza e altro

Google Voice, inizialmente lanciato come prodotto di consumo e presentato in anteprima in una versione commerciale la scorsa estate, è ora generalmente disponibile per i clienti G Suite. Il servizio di telefonia cloud offre a ciascun dipendente un numero di telefono che funziona su tutti i dispositivi e include funzionalità basate su AI come trascrizione di voicemail, blocco delle chiamate spam e capacità di sintesi vocale per, ad esempio, la creazione di menu di benvenuto in un massimo di nove lingue.

“Google Voice offrirà funzionalità di telefonia a G Suite, fornendo agli utenti funzionalità contestuali e intelligenti come le trascrizioni di voicemail e il filtraggio delle chiamate”, ha affermato Castañón Martínez. “Questo dovrebbe colmare il divario con i principali concorrenti Cisco e Microsoft, entrambi i quali sfruttano le comunicazioni vocali come componente centrale dei rispettivi portafogli di produttività e collaborazione”.

Hangouts Meet, il servizio di videoconferenza di G Suite, sfrutterà la tecnologia di riconoscimento vocale di Google per mostrare sottotitoli live durante le riunioni, rendendo più semplice per i partecipanti remoti in ambienti rumorosi o con difficoltà uditive seguire la conversazione. Meet aumenterà anche il numero di partecipanti alla riunione a 250 e consentirà ai partecipanti esterni all’organizzazione di visualizzare le riunioni e gli eventi attraverso una funzione di live streaming. I sottotitoli live automatici sono già disponibili per i clienti G Suite, mentre le altre due aggiunte di Meet sono ancora in versione beta.

Dopo aver chiuso la versione consumer di Google+ all’inizio di questo mese, la società ha rinominato la versione Enterprise. Conosciuta come Currents, l’app di social sharing disponibile al momento in versione beta ha una nuova interfaccia e include strumenti di amministrazione che consentono alle organizzazioni di gestire hashtag e Stream (argomenti e evidenziati), nonché di analizzare l’utilizzo e il coinvolgimento.

Fogli riceverà preso una nuova funzionalità chiamata “fogli connessi” che consentirà agli utenti di lavorare direttamente dall’interfaccia dell’applicazione con fino a 10 miliardi di righe di dati provenienti da BigQuery, il data warehouse aziendale di Google. La nuova funzione “Modifica cronologia di una cella” consentirà invece al proprietario e agli editor di un foglio di calcolo di rivedere rapidamente i commenti e le modifiche apportate a una singola cella. Entrambe le funzionalità saranno disponibili in versione beta nei prossimi mesi.

Infine, Google ha annunciato diverse funzionalità di sicurezza e controllo dei dati per i clienti aziendali:

  • Trasparenza dell’accesso a G Suite: i clienti G Suite possono ora visualizzare e scaricare i registri dettagliati delle azioni intraprese dai membri dello staff di Google sui loro dati per verificare il motivo dell’accesso ai dati e le azioni intraprese.
  • Aggiunte alle aree dati per G Suite: dalla scorsa estate le organizzazioni che hanno requisiti o preferenze su dove sono archiviati i propri dati sono state in grado di scegliere di archiviare dati a riposo da app G Suite coperte in Europa o solo negli Stati Uniti. Tali criteri di archiviazione vengono ora estesi ai dati di backup, nonché ai dati di Google Form e di Google Sites.
  • Miglioramenti della sicurezza: Google aggiungerà nuovi controlli per la protezione da phishing e malware, una funzione sandbox per contenere allegati e-mail potenzialmente dannosi e funzionalità che consentono agli amministratori un maggiore controllo sul centro sicurezza e sul centro avvisi di G Suite, inclusa la possibilità di collaborare alle indagini. Questi miglioramenti sono ora in beta.

“Google si sta orientando e migliorando le aree di esperienza esattamente nei modi che vi aspettereste, come aggiungere intelligenza automatizzata e collegamenti a strumenti di cloud computing come BigQuery”, conclude Moorhead. Resta da vedere se queste mosse, così come i più recenti miglioramenti in termini di collaborazione, produttività e sicurezza, saranno sufficienti per sottrarre importanti quote di mercato da Office 365.