Videoconferenza: 6 consigli per non fare figuracce

Preparazione, microfono, connessione internet, aspetto estetico, condivisione dello schermo. Sono solo alcune delle cose da tenere a mente per fare una bella figura in una videoconferenza.

videoconferenza

Stranamente, la scelta dell’applicazione è ben lontana dall’essere la parte più importante nell’organizzarsi per una videoconferenza. La maggior parte dei servizi offre caratteristiche simili e, a meno che non si abbiano esigenze specifiche, è possibile utilizzare semplicemente ciò che è già presente sul sistema (o qualsiasi altra app utilizzi la maggioranza dei partecipanti).

La maggior parte delle aziende ha i propri standard di teleconferenza e tende a utilizzare una certa piattaforma, che si tratti di Skype, Google Hangouts, Zoom o Microsoft Teams. Detto questo, cosa dovreste considerare per far sì che le vostre videochiamate vadano a gonfie vele? Ecco i cinque consigli proposti da Kaspersky.

1. Prepararsi in anticipo

Non collegatevi all’ultimo secondo solo per scoprire che il vostro gatto ha morso il cavo della cuffia e la webcam ha bisogno di un aggiornamento del driver per funzionare. Accedete in anticipo alla vostra app per le videochiamate, verificate che tutto sia in ordine e, in caso di problemi, avrete il tempo di risolverli relativamente senza stress. Se usate un portatile o uno smartphone, non è una cattiva idea assicurarsi che la batteria sia carica prima che la chiamata inizi.

2. Disattivare il microfono

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Ricordatevi di disattivare il microfono quando non state parlando. Sentire sospirare o sbuffare in sottofondo rende difficile la concentrazione.

3. Avere una velocità di connessione decente

A volte ci dimentichiamo di quanti dispositivi di casa siano collegati a Internet, consumando la banda larga offerta dal router. Poi, però, ci sorprendiamo quando il suono si fa confuso e l’immagine si trasforma in una nebbia di pixel in un momento cruciale.

Prima di iniziare un’importante videoconferenza, assicuratevi di eliminare dalla vostra rete la concorrenza sulla vostra banda larga. Il tablet di vostro figlio che trasmette un cartone animato in streaming in 4K, gli aggiornamenti di Windows e il download dei giochi possono aspettare fino alla fine della chiamata.

Una connessione via cavo Ethernet di solito batte il Wi-Fi, soprattutto se vi separano dal router un paio di pareti di cemento e l’etere è intasato dalle reti dei vicini.

zoom

4. Individuare le impostazioni che vi servono

Se non avete dimestichezza con l’applicazione che utilizzerete per la videochiamata, e dovete organizzare la conferenza, passate un po’ di tempo a studiare le impostazioni dell’applicazione. Su Zoom, ad esempio, le impostazioni predefinite consentono ai partecipanti alla chiamata di condividere il proprio schermo senza il permesso dell’organizzatore. Nei webinar aperti, questo può talvolta portare a incidenti (o scherzi) come visioni collettive di pornografia.

Se non volete che la vostra videoconferenza venga interrotta in questo modo, lasciandovi con la faccia rossa e dovendovi scusare, disattivate in anticipo questo canale di espressione creativa.

5. Attenzione a cosa condividete sullo schermo

Se dovete usare la funzione di condivisione dello schermo del vostro pc, assicuratevi che su di esso non siano visibili informazioni riservate o imbarazzanti: fogli del budget, foto private, un sito web aperto nel browser, numeri di telefono personali, messaggi istantanei di cui può apparire una notifica o qualsiasi altra cosa non vogliate mostrare in pubblico. 

Quasi tutte le applicazioni di videoconferenza permettono di scegliere se condividere l’intero schermo o soltanto la finestra di un’applicazione specifica. Questa seconda opzione è senz’altro più sicura (ma fate attenzione al fatto che per esempio se condividete la finestra del browser, rimangono visibili i titoli degli altri tab aperti sullo sfondo. 

 Se avete la necessità di mostrare più applicazioni, od operazioni compiute sullo schermo (per esempio, per istruire altre persone sull’uso di programmi e procedure), un’idea può essere quella di creare un nuovo utente “pulito” sul sistema operativo, senza file privati né programmi che inviano notifiche sullo schermo, da usare solo per videoconferenze e presentazioni in pubblico.

6. Siate presentabili

Un tranquillo ambiente domestico può essere un piacevole cambiamento, ma non esagerate. Durante le videoconferenze per lavoro, assicuratevi di indossare abiti adeguati (anche nella parte inferiore del corpo, non si sa mai). Non sdraiatevi sul divano durante una riunione seria, non giocate in sottofondo e non strimpellate tranquillamente la vostra chitarra immaginaria mentre i colleghi parlano. Per non correre rischi, comportatevi e vestitevi come se foste a una riunione faccia a faccia.

A tal proposito, la tecnologia moderna può dare una mano: alcuni servizi di videoconferenza consentono di nascondere un ambiente sgradevole sostituendolo con uno sfondo virtuale. Ad esempio, Skype e Teams possono offuscare lo sfondo, mentre Zoom va oltre e può offrirvi da sfondo una splendida cascata, dei ghiacciai o persino l’aurora boreale.

Tuttavia, ci sono due cose da tenere in considerazione: (a) questa opzione può influire sulla velocità, soprattutto se il computer non è molto potente, e (b) la tecnologia ha i suoi limiti. Potrà cercare di nascondere il vostro gatto mangia-fili, naturalmente, ma il risultato potrebbe sembrare un po’ strano. Quindi, il nostro consiglio è di provare le diverse impostazioni e opzioni, non 2 minuti prima dell’inizio della chiamata, ma un’ora o anche un giorno prima. Così saprete esattamente come apparirà il tutto ed eviterete di farvi rizzare i capelli.

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