Microsoft ha annunciato nuove funzionalità – focalizzate soprattutto sui meeting online – per Microsoft Teams, la sua soluzione di video conferenza e collaborazione, che compie in questi giorni 3 anni, e per l’occasione ha fatto il punto sulle esperienze di utilizzo della soluzione in Italia nel corso dell’emergenza Coronavirus. Ricordiamo a questo proposito che Microsoft ha esteso il periodo di prova gratuita di Teams a 6 mesi.

Teams è utilizzato da 93 delle aziende Fortune 100, e in oltre 630mila aziende ha oltre 10mila utenti finali, mentre in 20 aziende ne ha più di 100mila: tra queste Accenture, Ernst & Young, SAP, Pfizer e Continental AG.

Nel mondo milioni di persone sono state impattate dalla diffusione del COVID-19, scrive Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia, in un comunicato, e in particolare decine di migliaia di dipendenti Microsoft in tutto il mondo stanno lavorando da remoto, in particolare in Italia, dove lo smart working è stato esteso a tutti i collaboratori.

12 milioni di utenti in più negli ultimi 7 giorni

Ma non si tratta ovviamente solo dei dipendenti Microsoft: negli ultimi 7 giorni Teams ha registrato un picco di utilizzo senza precedenti, con un aumento di 12 milioni di utenti giornalieri attivi (cioè che hanno compiuto almeno un’azione intenzionale, come inviare e rispondere a messaggi in chat, unirsi a un meeting o aprire un file in Teams), raggiungendo la soglia di 44 milioni di utenti giornalieri.

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Manolova cita poi una serie di esempi di utilizzo di Teams nel mondo. L’Università di Bologna ha migrato il 90% dei corsi online su Teams in 4 giorni. I dottori del St. Luke’s University Health Network in Pennsylvania utilizzeranno Teams per fare videoconferenze con i pazienti, specie quelli più vulnerabili al Coronavirus. E la città di Osaka in Giappone sta utilizzando Teams per attività di training per centinaia di nuovi dipendenti in arrivo ad aprile.

“Questa improvvisa spinta allo smart working rappresenterà un punto di svolta nel modo in cui lavoriamo e studiamo: stiamo già riscontrando come le soluzioni di chat, video e condivisione di documenti siano sempre più cruciali”, scrive Manolova. “Abilitare il lavoro da remoto è ora più importante che mai ma il valore dello smart working si confermerà anche oltre l’emergenza COVID-19”.

Intanto però l’emergenza è in pieno corso, e in Italia, spiega il comunicato, Microsoft sta dando il suo contributo collaborando con le istituzioni – attraverso l’iniziativa Solidarietà Digitale e la collaborazione con il Ministero dell’Istruzione (MIUR) e la Conferenza dei rettori (CRUI) per la Scuola Digitale – e con il proprio ecosistema di partner, per esempio nel progetto solidale Flexible Working (lanciato da 4ward, Durante, Far Networks, Lantech Longwave, e Var Group, e basato sulle piattaforme di Cisco e Microsoft).

Manolova cita poi diversi esempi esempi positivi di aziende e istituzioni italiane che già da tempo hanno introdotto lo smart working e che grazie all’utilizzo di Microsoft Teams stanno affrontando con efficacia le limitazioni del momento.

I casi Ministero della Giustizia ed Engineering

Uno è il Ministero della Giustizia, la cui Direzione Generale dei Sistemi informativi Automatizzati dopo il Dpcm dell’8 marzo scorso ha messo in campo varie tecnologie digitali, tra cui Microsoft Teams, il cui utilizzo è stato consentito ai circa 9500 magistrati che operano in Italia per portare avanti le udienze. Nelle ultime settimane si sono moltiplicati i casi di processi civili gestiti con collegamenti da remoto e alcuni tribunali hanno già applicato protocolli per la gestione delle udienze penali con rito direttissimo in videoconferenza.

Un altro esempio è Engineering, del cui caso di smart working abbiamo già parlato pochi giorni fa in questo articolo. “In meno di due settimane abbiamo permesso a tutti i dipendenti di lavorare fuori dalle nostre sedi e da quelle dei clienti. 11.000 colleghi comunicano regolarmente con la posta elettronica e oltre 8.000 con Microsoft Teams. Sono più che raddoppiate anche le connessioni VPN – circa 4.000 – per supportare l’accesso da remoto ai sistemi interni e dei clienti. Ma stiamo gestendo oltre 250.000 postazioni di lavoro in tutto il mondo per conto di aziende clienti, e le richieste di assistenza che riceviamo (circa 2,5 milioni in un anno) sono cresciute del 40% in sole due settimane. 500 tecnici di supporto, di cui normalmente il 60% onsite, stanno ora lavorando prevalentemente da remoto”, dichiara nel comunicato Francesco Bonfiglio, Amministratore Delegato di Engineering D.Hub, società del Gruppo Engineering.

I casi Maire Tecnimont e Natuzzi

Terzo esempio Maire Tecnimont, tra le prime aziende in Italia a utilizzare Teams in preview.

“Maire Tecnimont ha scelto fin dal 2016 di credere nello smart working, entro una cornice di accordo sindacale tra le più avanzate in Italia che prevedeva fino a 4 giornate su 5 a settimana da remoto. Questo ci sta permettendo oggi di farci trovare pronti e attivare uno smart working ancora più massiccio, per assicurare continuità operativa durante questa emergenza. Microsoft Teams sta consentendo ai nostri oltre 6000 dipendenti sparsi nel mondo di dialogare in tempo reale, mantenendo inoltre relazioni aperte con clienti e partner esterni. Solo nell’ultima settimana abbiamo avuto oltre 7000 chiamate e 700 meeting su Teams ogni giorno”, ha dichiarato Franco Ghiringhelli, Human Resources, ICT and Process Excellence Senior VP del Gruppo Maire Tecnimont.

Il comunicato cita anche il caso di Natuzzi Spa, che ha reagito all’emergenza estendendo lo smart working anche ad alcuni dipartimenti della sede italiana. “Se Microsoft Teams ci consentiva di restare in contatto con le diverse sedi Natuzzi nel mondo, ora ci permette di interagire facilmente con i colleghi italiani per le comunicazioni interne e l’operatività quotidiana. Nonostante la chiusura temporanea dei negozi, le funzioni aziendali e i vari team potranno continuare a lavorare anche da remoto in tutta sicurezza”, spiega Andrea Cafiero, Global Marketing & Communication Director di Natuzzi.

Le nuove funzionalità

Infine le nuove funzionalità di Microsoft Teams annunciate oggi, che saranno disponibili entro l’anno e hanno un duplice obiettivo: creare la migliore esperienza di meeting online, e offrire soluzioni tecnologiche a professionisti che normalmente non vengono presi in considerazione, come i firstline worker e gli operatori del settore sanitario.

– funzionalità di eliminazione del rumore in tempo reale: permette di ridurre i rumori di sottofondo che causano distrazione, permettendo ai partecipanti dei meeting online di concentrarsi su ciò che viene detto.

– funzionalità “alzare la mano”: permette a chiunque di segnalare visivamente la volontà di effettuare un intervento.

– nuova integrazione tra Teams e i dispositivi indossabili di RealWear: permette ai firstline worker di accedere a informazioni e comunicare con gli esperti da remoto senza dover utilizzare le mani.

– app Microsoft Bookings (annunciata a inizio marzo): semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti virtuali.

– Apertura di chat in una finestra separata per ottimizzare il flusso di lavoro e spostarsi più semplicemente da una conversazione all’altra.

– Supporto offline: in caso di scarsa connettività permette di leggere i messaggi nelle chat e scrivere le risposte anche senza connessione a internet.

– Ampliamento dell’ecosistema di dispositivi certificati Teams. Il dispositivo Yealink VC210, ora disponibile, è la prima barra di collaborazione certificata per Microsoft Teams e riunisce speaker, microfoni, una videocamera, per un’esperienza Teams indicata in particolare per le sale riunioni più piccole. Si aggiungono inoltre le cuffie Bose Noise Cancelling 700 UC, disponibili nei prossimi mesi.