Facebook Workplace, cos’è e come funziona il social network dedicato alle aziende

Facebook punta al mondo enterprise con Workplace, una piattaforma di collaborazione che è una copia esatta del social network. Ecco cos’è e come funziona.

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Facebook Workplace è la risposta di Mark Zuckerberg ai software di collaborazione, da Slack ad Asana e Trello: l’obiettivo è quello di riunire in un unico luogo tutte le attività aziendali attraverso la copia esatta del social network destinata al pubblico, ma con l’aggiunta di un sistema di report, integrazioni e amministrazione. Dopo una fase di test sotto il nome di Facebook at Work, Workplace è stato presentato ufficialmente nel mese di ottobre 2016, e attualmente è disponibile in test gratuito fino al 30 settembre 2017.

Che cos’è e come funziona Facebook Workplace

Facebook Workplace riproduce i meccanismi della popolare piattaforma di social network ma applicandoli ad uno strumento di gestione aziendale: ogni utente avrà dunque un profilo personale e una bacheca, la possibilità di partecipare a gruppi o eventi con vari gradi di privacy, oppure usare una versione di Messenger come chat aziendale, mentre gli admin avranno a disposizione controlli di amministrazione per abilitare e disabilitare gli account, oltre a un sistema di report sull’uso della piattaforma. Un altro aspetto interessante è la possibilità di creare dei gruppi condivisi tra più società, per lavorare attivamente sui progetti in comune.
La separazione tra il profilo aziendale e il profilo personale di Facebook è netta, tanto da non poter usare una mail personale per registrarsi alla piattaforma, ma necessariamente occorre utilizzare un indirizzo con un dominio verificato dalla propria azienda. Un’altra componente assente in Workplace è l’advertising, per garantire la privacy e dunque la certezza di non essere profilati.

L’iscrizione a Facebook Workplace

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Per creare la propria piattaforma aziendale su Facebook Workplace occorre iscriversi utilizzando la business email: ogni tentativo di iscrizione con mail personali, che abbiano come dominio dei generici @gmail.com o altro, verrà bloccato.

Inserito l’indirizzo email aziendale, Workplace invia una mail di conferma e avvisa se già altri colleghi hanno effettuato l’iscrizione alla piattaforma o se siete i primi. Già in questa fase sarà possibile invitare i colleghi al proprio ambiente di lavoro, ma questa operazione può essere effettuata anche in un secondo momento.
Completata la registrazione, ci si trova davanti al proprio wall: Workplace mostrerà alcuni video tutorial e suggerimenti per d’uso. Per dare il via alla configurazione bisogna cliccare sul Pannello di Amministrazione, il cui link si trova nel menu in alto a destra.

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Da questa dashboard si ha un controllo su tutte le impostazioni fondamentali dell’ambiente di lavoro: cliccando sul menu posto nella colonna sinistra si potranno nominare gli amministratori della piattaforma, visualizzare le segnalazioni di violazione dei post, modificare il nome dell’azienda, aggiungere il logo e il link al documento aziendale di condizioni d’uso, regolare in che modo gli utenti possono iscriversi e autorizzare i domini a cui dovranno appartenere le email di chi si iscriverà al Workplace aziendale, ma anche gestire le impostazioni di autenticazione SSO e la configurazione SAML.

Dal pannello di amministrazione si possono anche gestire gli inviti ai colleghi, e l’aggiunta può essere effettuata:

  • manualmente, inserendo ogni singolo nome ed email, oppure caricando un file CSV, il cui modello viene fornito da Workplace;
  • automaticamente, grazie alla sincronizzazione con G Suite, Microsoft Azure AD, OneLogin, Okta o Ping Identity.

Effettuata questa operazione, nella colonna sinistra del pannello di amministrazione è disponibile la voce “Persone”, dalla quale si accede all’elenco di utenti iscritti alla piattaforma, con specifica della mansione e la possibilità di cambiare ruolo o disattivare l’account.

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In particolar modo la disattivazione di account può essere effettuata anche in maniera massiva attraverso il caricamento di file CSV, e anche in questo caso la piattaforma mette a disposizione un modello specifico.

I gruppi di Facebook Workplace

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Nel corso della prima configurazione, Workplace consiglia la creazione di alcuni gruppi di base automatici, come quello dedicato alle comunicazioni aziendali, quello per l’assistenza tecnica, o gruppi di informazione come il gruppo in cui discutere di notizie del settore o quello relativo agli articoli pubblicati dalla stampa in merito alle attività aziendali.

In fase di creazione di un nuovo gruppo bisognerà indicarne la tipologia, tra cui:

  • Team e progetti, in cui riunire le singole unità operative suddivise per team o per progetti attivi;
  • Discussioni aperte, nel quale discutere di argomenti specifici o da dedicare a problemi tecnici da dibattere;
  • Comunicazioni, per ogni tipo di comunicazione aziendale, ad esempio di reparto o globale;
  • Social, dove poter discutere con i colleghi di qualsiasi cosa che non sia ben definita, o dove proporre idee nuove;
  • Più aziende, ovvero i gruppi per i quali è prevista l’apertura ad altre società presenti su Workplace e con le quali collaborare;
  • Acquisti e vendite, ovvero i gruppi in stile mercatino di Facebook, ma a livello aziendale.

Una volta scelta la tipologia, definito il nome e la privacy, si passa alla popolazione del gruppo, che può avvenire tramite invito diretto o tramite link da inviare in mailing list e attraverso il quale i colleghi potranno iscriversi direttamente al gruppo.

Terminata la creazione del gruppo, la personalizzazione e l’uso sono identici a quanto previsto per i gruppi di Facebook, con foto di copertina, impostazioni di notifiche, etc. All’interno del gruppo gli utenti potranno creare un sondaggio, un album fotografico, un documento condiviso, un evento o anche un video in diretta.

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Nel pannello di amministrazione è disponibile un riepilogo di tutti i gruppi presenti nell’ambiente di lavoro, con un dettaglio sul numero di membri e di amministratori, la privacy impostata, ma anche la possibilità di svolgere operazioni come eliminare il gruppo o renderlo predefinito.

Gli eventi su Facebook Workplace

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Anche gli eventi di Workplace sono identici agli eventi di Facebook: possono essere creati sia all’interno dei gruppi che nell’ambiente di lavoro, si può impostare la privacy di visibilità specifica, gli utenti possono essere invitati o possono visualizzare gli eventi in arrivo e decidere autonomamente di confermare la presenza. Oltre ad avere un reminder sulla piattaforma, gli eventi sono sincronizzabili con Microsoft Outlook, Google Calendar e Apple Calendar.

Le integrazioni su Facebook Workplace

Per ampliare la funzionalità di Workplace è possibile effettuare alcune integrazioni, come ad esempio collegare un sistema di cloud storage come Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, oppure connettersi a strumenti quali Salesforce o Quip.
Questa operazione può essere compiuta dal pannello di amministrazione, cliccando sulla voce “Integrazioni”. Da questa pagina sarà possibile anche gestire le installazioni effettuate, ma anche creare interazioni personalizzate: si avrà a disposizione l’accesso alle API con una SCIM URL personalizzata.

I report su Facebook Workplace

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Una volta terminata la configurazione iniziale e dato il via all’uso della piattaforma, è possibile controllarne l’andamento attraverso i report, consultabili dal pannello di amministrazione.
I report son suddivisi in quattro dashboard:

  • la prima è una panoramica e consente di avere uno sguardo d’insieme sulle attività complessive dei team;
  • nella dashboard dedicata alle persone è disponibile il report sugli account attivati e la divisione per reparti, ma anche statistiche d’uso della Workchat, l’utilizzo in mobile della piattaforma e altro;
  • la dashboard dedicata ai gruppi consente di avere le statistiche sui gruppi più attivi, quale sia la privacy adottata e quale tipologia di team viene maggiormente utilizzata;
  • infine la dashboard dedicata ai contenuti offre una reportistica con indicazione dei post più popolari, e un colpo d’occhio sui commenti e contenuti maggiormente discussi.

Attraverso questo sistema di controllo si può dunque capire quale sia il reparto più attivo o su quale progetto sono maggiormente concentrate le discussioni dei colleghi.

Workchat, la messaggistica di Workplace

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Workchat è il sistema di messaggistica interno, una copia esatta di Messenger ma anche il metodo scelto da Facebook per fare concorrenza a Slack: si può chattare direttamente con un collega, oppure creare gruppi di chat specifici in base alle conversazioni e aggiungere bot.
Nella versione desktop si accede alla messaggistica cliccando sull’icona dedicata nel menu in alto a sinistra, mentre se per l’uso in mobile è stata creata una app separata sia per Android che per iOS.

Come accedere a Workplace da desktop e da mobile

L’accesso a Workplace in versione desktop può essere effettuato attraverso il browser, collegandosi all’URL assegnato al proprio ambiente di lavoro in fase di creazione, mentre per la versione mobile sono disponibili due app da usare sia su smartphone che su tablet sia per iOS che per Android.

I prezzi di Facebook Workplace

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I prezzi di Facebook Workplace si suddividono in due piani tariffari:

  • Standard è il piano gratuito che consente l’accesso alle features di comunicazione, come i live streaming, le chat e le chiamate vocali e video, e alle features di produttività, come la possibilità di caricare file, foto e video con uno storage illimitato, creare infiniti team e gruppi o la collaborazione tra aziende;
  • Premium ha un costo mensile basato sul reale utilizzo con un prezzo ad utente suddiviso in tre fasce, ovvero i primi 1.000 utenti attivi costano 3 $ USD ad utente al mese, i successivi 9.000 utenti attivi invece 2 $ USD ad utente al mese, mentre oltre i 10.000 utenti attivi il costo scende a 1 $ USD ad utente al mese. Ogni mese la fattura sarà basata sul numero di utenti che effettivamente hanno utilizzato la piattaforma.
    Le feature disponibili aggiungono al piano Standard l’integrazione con il cloud storage, G Suite, Okta, Windows Azure AD, i controlli amministrativi sugli utenti, i tool di monitoring per il team IT, il Single sign-on (SSO) e il supporto Active Directory, ma anche l’aggiunta di bot e la personalizzazione delle integrazioni attraverso API. Infine il piano Premium consente di avere un supporto via email con un operatore in un rapporto diretto.

Workplace Premium è gratis a vita per le onlus e le istituzioni del mondo educational, mentre le aziende possono testarlo senza costi fino al 30 settembre 2017.

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