Le tecnologie per l’Employee Experience (EX) sono emerse come software aziendale critico per aiutare a migliorare il benessere e la produttività dei dipendenti durante l’epidemia di COVID-19. Microsoft, con la sua attrazione gravitazionale incorporata nella produttività aziendale e nel software di collaborazione, non poteva non rivolgersi a questo mercato nascente e a febbraio ha introdotto Viva.

Si tratta di quattro moduli software che fungono da sportello unico per l’accesso alle notizie aziendali e ai dettagli sulle opportunità di riqualificazione, tra le altre informazioni progettate per aiutare i lavoratori a svolgere meglio il proprio lavoro. Viva mira ad aiutare i leader IT e delle risorse umane a consolidare una federazione libera di app spesso sepolte nelle intranet aziendali e potrebbe rivelarsi utile, ad esempio, per aiutare i nuovi dipendenti ad abituarsi ai loro ruoli in un momento in cui l’onboarding è diventato remoto.

“La pandemia ha messo a fuoco tutto questo” afferma Chuck Friedman, vicepresidente aziendale Microsoft per l’esperienza dei dipendenti che guida il team di Viva. “I CIO devono “investire in soluzioni durevoli” man mano che il modello di lavoro ibrido si evolve”.

Inoltre, sta crescendo lo slancio per strumenti mobili, virtuali e distribuiti che possono potenziare l’esperienza dei dipendenti in un modo capace di migliorare a sua volta l’esperienza del cliente (CX). Le organizzazioni che forniscono tali esperienze supereranno i concorrenti del 25% nelle metriche di soddisfazione sia per CX che per EX, secondo una recente ricerca di Gartner.

Cos’è esattamente Viva?

Viva, come già accennato, comprende quattro moduli, a cui i dipendenti accedono tramite Microsoft Teams e altre app incluse in Microsoft 365, il prodotto in abbonamento aziendale che include Windows 10 e Office 365.

Il modulo Viva Connections è progettato per aiutare i leader aziendali a coinvolgere i dipendenti e aiutarli a “capire meglio come si evolve il loro lavoro” in un’organizzazione, afferma Friedman. Viva Connections offre un’esperienza curata, personalizzata e distintiva dell’azienda, con le notizie e le conversazioni rilevanti in una posizione centrale. Distribuirlo è semplice perché è completamente integrato nelle app e nei dispositivi che i team usano già ogni giorno come Microsoft Teams.

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Integrato con l’app di collaborazione Teams, Viva Insights sfrutta le funzionalità di analisi di Workplace Analytics e MyAnalytics per analizzare i modelli di lavoro come la frequenza delle riunioni, l’orario di lavoro e le attività di collaborazione e consiglia le azioni ai dipendenti. Ad esempio, può raccomandare ai dipendenti di fare delle pause e suggerire ai manager che i loro team sono a rischio di burnout.

Disponibile sempre tramite Teams, il modulo Viva Learning sfrutta l’intelligenza artificiale per consigliare quando i dipendenti potrebbero voler seguire corsi di formazione e contenuti di microlearning da LinkedIn Learning o Microsoft Learn, nonché da fornitori di contenuti come Skillsoft, Coursera, Pluralsight ed edX.

Infine, Viva Topics è una sorta di Wikipedia basata sull’intelligenza artificiale che aiuta i dipendenti a decodificare gli acronimi aziendali e a organizzare automaticamente i contenuti e le competenze in categorie come progetti, prodotti e processi. I dipendenti che lavorano con Office, SharePoint e Teams possono passare il mouse su argomenti o acronimi non familiari per visualizzare automaticamente le schede degli argomenti. Quando i dipendenti fanno clic su queste schede, viene visualizzata una pagina dell’argomento con documenti, video e persone correlate.

Le opinioni su Viva

I primi utenti, tra cui Unilever, che utilizza le capacità di analisi di Viva, e Refinitiv, che utilizza le schede degli argomenti nella sua intranet aziendale, hanno espresso pareri positivi su questi moduli. Eppure Viva solleva anche alcuni dubbi. I knowledge worker, con tutte le comunicazioni, la collaborazione e gli strumenti di produttività con cui attualmente si destreggiano, hanno davvero bisogno di un’altra suite di applicazioni?

Ad esempio, gli addetti alle vendite trascorrono molto del loro tempo spostandosi tra Salesforce.com per accedere alle informazioni sui contatti e Office 365 per la posta elettronica, la collaborazione e altri strumenti. Sarebbero disposti ad accedere a un’altra app Microsoft per ottenere informazioni che dicano loro quanto stanno utilizzando tali strumenti, per non parlare di come possono apportare modifiche per diventare più produttivi?

“L’attrazione gravitazionale di Viva dipende dai personaggi e dalla forza lavoro di un’organizzazione”, afferma l’analista di Gartner Mike Gotta, che è piuttosto scettico riguardo alle piattaforme che cercano di cambiare i comportamenti dei dipendenti. Secondo Gotta la Employee Experience è un’impresa olistica che dovrebbe essere intessuta in modo più specifico nel flusso di lavoro del dipendente.

“La tecnologia dell’esperienza dei dipendenti deve essere più ingegnosa”, afferma Gotta. “Deve essere qualcosa di più di una raccolta di tecnologie che si integra in determinati punti.” Fare di Teams il punto focale di Viva rende l’app più utile per i dipendenti, il che aumenta il coinvolgimento, afferma l’analista di Forrester Research Charles Johnson. “Il più forte predittore di coinvolgimento legato alla tecnologia è quando i dipendenti sono soddisfatti degli strumenti di collaborazione che utilizzano per il lavoro”.

Johnson aggiunge che, sebbene Viva lasci molto spazio per soluzioni ancora migliori, i plug-in potrebbero essere un punto debole per gli utenti di Microsoft 365. “Molte organizzazioni troveranno le funzionalità di Viva convenienti da usare e sufficientemente buone per la maggior parte delle loro esigenze”.