L’esecuzione di una riunione virtuale richiede un approccio diverso rispetto alle riunioni di persona. È necessario capire come moderare la discussione, assicurarsi che tutti abbiano una voce e si sentano ascoltati e assicurarsi che tutti i dipendenti siano adeguatamente attrezzati per partecipare. E soprattutto le riunioni virtuali non devono essere stressanti, visto che farle nel modo giusto può persino aiutare a semplificare il lavoro di tutti i giorni se si sfruttano gli strumenti in modo efficace.

Ecco cinque suggerimenti su come organizzare una riunione virtuale di successo.

Prepararsi alle riunioni con un piano

“Le riunioni virtuali possono deragliare velocemente se non sono organizzate in anticipo; quindi provate a inviare un ordine del giorno e a collegarvi cinque minuti prima dell’inizio per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi” afferma Tim Ihlefeld, CEO della piattaforma di interviste remote Harqen. Anche se siete tutti impostati sulla stessa piattaforma, possono sorgere problemi tecnici, in quanto non potete controllare la connettività Wi-Fi dei singoli membri della riunione ed eventuali bug del software o guasti hardware sui loro dispositivi. Avere un piano e stabilire le migliori pratiche in anticipo può salvarvi da magagne IT durante la riunione.

Stabilite poi chi sarà responsabile per le domande sul campo, la risoluzione dei problemi di connettività e l’assunzione o la distribuzione delle note sulla riunione. Dovreste anche decidere se è necessario disattivare l’audio dei partecipanti, chi modererà l’incontro, quali partecipanti avranno bisogno di condivisione dello schermo e in che modo gli ascoltatori potranno porre domande. Per le riunioni più contenute questi problemi possono essere meno urgenti e stressanti, ma per le riunioni più grandi è buona norma stabilire linee guida precise in modo che tutti conoscano il loro ruolo e cosa ci si aspetta da loro.

Assicurarsi che tutti siano ascoltati

Come nella maggior parte delle riunioni “fisiche”, alcune personalità si distingueranno maggiormente nelle riunioni virtuali, ma le dinamiche di presenza diverse nelle impostazioni online rispetto alle riunioni di persona possono accentuare le questioni relative alla partecipazione. Alcune persone potrebbero trovare difficile sapere quando intervenire nell’impostazione online, specialmente se le persone iniziano a discutere di un argomento di lavoro particolarmente “caldo”.

“Per questo motivo potreste ritrovarvi a giocare come “arbitro” nelle riunioni virtuali”, dice Ihlefeld. Dovete sapere quando lasciare che le persone discutano di un argomento e quando tornare indietro, magari anche usare il pulsante mute per ottenere il controllo della stanza virtuale e quindi passare da persona a persona, dando a tutti la possibilità di esprimere la propria opinione o idea.

Potete utilizzare gli strumenti di collaborazione per aiutare le persone a parlare in altri modi, sia pubblicando commenti o inviando aggiornamenti a una chat. Kristin Tetreault, vicepresidente delle comunicazioni interne presso Stanley Black & Decker, afferma di utilizzare Facebook Workplace per mantenere connessa l’azienda globalmente. Questa piattaforma consente agli utenti di chiamare, inviare messaggi e chattare con qualsiasi collega, condividere domande e idee con i colleghi e collaborare in tempo reale, in particolare durante le riunioni.

zoom

“È una situazione di parità in cui ognuno ha una voce, un profilo e la capacità di impegnarsi. Quando i nostri leader si trovano in quello spazio virtuale, vi vedono come un dipendente, sentono quello che state dicendo e quindi rispondono alle vostre domande. È stato un vero punto di svolta per noi”, afferma la Tetreault.

Approfittare degli strumenti per riunioni virtuali

Un grande vantaggio delle riunioni virtuali è che possono essere facilmente registrate, generare trascrizioni automatiche e consentire la collaborazione in tempo reale. La Tetreault afferma che il suo team trova più facile che mai registrare le riunioni ora che sono diventate virtuali. In precedenza invece il suo team avrebbe dovuto avere qualcuno in loco per effettuare le riprese video, mentre ora tutto è quasi completamente automatizzato.

Altri strumenti utili includono la possibilità di passare a riunioni più piccole e più mirate nel mezzo di una chiamata. Ad esempio, Mark Maybury, CTO di Stanley Black & Decker, ha recentemente incontrato altri dirigenti dell’organizzazione e durante l’incontro hanno voluto creare sei diversi gruppi. Hanno così potuto inviare immediatamente un invito a partecipare a sessioni laterali per 10-15 minuti prima di riprendere senza soluzione di continuità la riunione principale. Esistono molti modi per diventare innovativi con le riunioni virtuali e questi strumenti possono essere sfruttati per rendere l’esperienza ancora migliore rispetto alle riunioni di persona.

Ecco perché dovete esplorare tutte le funzionalità disponibili nei vostri strumenti virtuali per vedere se ci sono processi che potete automatizzare e per essere creativi con il modo in cui le funzionalità collaborative possono iniettare una maggiore produttività nelle vostre riunioni.

Diventare creativi con riunioni non convenzionali

Se la vostra azienda deve organizzare riunioni non tradizionali, potrebbe essere necessario un po’ di pensiero creativo. Ad esempio, Michael Coakley, CIO di White Plains NY, afferma che il suo team si trovava nella posizione unica di capire come organizzare on-line grandi riunioni del consiglio comunale. Utilizzando Zoom, il suo team ha deciso di sfruttare la funzione “sala d’attesa”, che aiuta a mantenere le riunioni organizzate e più sicure consentendo ai moderatori di verificare ciascun partecipante.

Un’altra sfida consisteva nel garantire che i cittadini potessero partecipare alle riunioni, commentare o porre domande come se fossero lì di persona. Per risolvere questo problema, il suo team ha pubblicato un avviso ai cittadini dicendo loro di chiamare o inviare per e-mail l’ufficio del cancelliere a una data e un intervallo di tempo specifici. Una volta iniziata la riunione, il team di Coakley aveva un elenco di persone che volevano partecipare e che erano quindi autorizzate a prendere parte alla riunione.

Dall’implementazione delle riunioni del consiglio comunale virtuale, Coakley afferma che il suo team probabilmente manterrà l’integrazione di Zoom, anche quando le cose torneranno alla normalità. Per i dipendenti o i cittadini che non possono tenere una riunione, Zoom può aiutarli a partecipare quando non avrebbero potuto farlo prima.

Utilizzare le riunioni virtuali per conoscere il vostro team

Con le aziende che lavorano a distanza in tutto il mondo, da settimane si svolgono riunioni virtuali nei nostri soggiorni, cucine e camere da letto. C’è la possibilità che animali domestici, coniugi, coinquilini e bambini possano attraversare l’inquadratura della webcam in qualsiasi momento. Invece di vederlo come un problema, utilizzatelo come un’opportunità per conoscere meglio il vostro team e i vostri colleghi. Prendete in considerazione l’idea di organizzare un sorta di “happy hour” virtuale con il vostro team per aumentare il morale durante il lockdown COVID-19 e sfruttare tale situazione unica per rafforzare il legame con i vostri compagni di squadra e dipendenti. “Penso che uno dei pochi aspetti positivi di questo periodo così difficile sia che, nonostante abbia creato una tale distanza, ci ha anche avvicinati di più rispetto a prima”, conclude Tetreault.