Software di Collaborazione

Software di collaboration e smart working

Applicazioni e strumenti cloud per gestire progetti, task, comunicazioni e condivisione di documenti aziendali nel gruppo di lavoro

Nel senso più ampio del termine, i software di collaborazione (più comunemente collaboration tools) comprendono diverse funzioni che aiutano i dipendenti a lavorare insieme anche se si trovano in luoghi diversi. Questa collaborazione può essere focalizzata su un particolare task o estendersi alle attività quotidiane dell’impresa, può riguardare solo dipendenti oppure coinvolgere anche eventuale personale esterno all’azienda. Si tratta quindi di una categoria molto ampia di soluzioni: anche un semplice programma per la gestione delle agende condivise è uno strumento di collaboration, sebbene non sia a soluzioni così limitate che si pensa quando si cita il termine.

Le piattaforme di collaboration si possono dividere in due macro-ambiti che, peraltro, sono sempre più in sovrapposizione: la collaborazione in tempo reale e quello che negli anni Novanta andava sotto la denominazione di groupware, ossia strumenti software che facilitano lo svolgimento di attività comuni ma asincrone.

Oggi di solito si pretende che un sistema di collaborazione copra entrambi gli ambiti, permettendo la condivisione delle informazioni e anche qualche forma di comunicazione in tempo reale. Parallelamente, molti strumenti di produttività personale hanno aggiunto alla loro dotazione funzioni per la collaborazione tra colleghi, ad esempio le suite office permettono quasi tutte di intervenire su un medesimo documento contemporaneamente, con anche funzioni di chat testuale, e qualsiasi piattaforma anche consumer di storage cloud permette di condividere file tra più persone.

La differenza tra queste funzioni sporadiche e una piattaforma vera e propria di collaboration sta soprattutto nella completezza delle funzioni offerte, nell’apertura verso altri sistemi (in particolare quelli di Unified Communications) e nelle possibilità di controllo centralizzato delle sessioni di collaborazione. Quest’ultimo è un elemento sempre più critico perché la condivisione delle informazioni e dei documenti è la base della collaboration ma deve essere rapportata alle esigenze di confidenzialità e protezione delle informazioni aziendali.

Lo scopo principale dei software di collaboration è aumentare la produttività di un gruppo di lavoro ottimizzando e automatizzando alcune funzioni che possono facilmente essere delegate a una piattaforma software. Principalmente sono le seguenti:

  • tenere traccia dell’andamento di singoli task
  • inviare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei task agli interessati
  • gestire flussi di operazioni in cascata
  • offrire spazi virtuali comuni in cui condividere documenti
  • abilitare forme di discussione online tenendone traccia

Le soluzioni di questo tipo sono sempre più spesso offerte in cloud in modo da essere sempre raggiungibili con vari tipi di dispositivi (PC, smartphone, tablet) e da qualsiasi luogo, ma possono anche essere ospitate sui server aziendali per avere un maggiore controllo sulla gestione dei documenti. Esistono anche piattaforme ibride in cui parte delle attività sono svolte in cloud ma i documenti più critici non escono dalla rete aziendale.

I principali software di collaboration

I software di collaborazione di stampo enterprise stanno trasformando il modo in cui i singoli utenti e i gruppi di lavoro comunicano tra loro. Non bisogna quindi stupirsi se il loro numero continua ad aumentare e se la scelta va molto oltre realtà già ben affermate come Slack e Yammer.

Abbiamo così deciso di scegliere i 9 migliori strumenti collaborativi per le aziende, indicando per ognuno le feature essenziali e i prezzi.

Slack

Slack

La messaggistica in tempo reale di Slack è diventata una scelta ideale e diffusissima nell’ambiente di lavoro, anche grazie all’interfaccia user-friendly e all’integrazione con applicazioni già molto utilizzate come Skype, Google Drive e Twitter.

Slack ha recentemente aggiunto la funzione di videochiamata alle versioni per Mac, Windows e Chrome, oltre a offrire un’esperienza più profonda per chi utilizza Google Cloud. La partnership con la grande G permette infatti di integrare il processo dei permessi di Google Drive, l’anteprima dei documenti e un nuovo bot per gestire notifiche e commenti.

Slack costa 6,67 dollari al mese per singolo utente per la versione Standard, mentre il pacchetto Plus ha un costo di 12,50 dollari al mese (sempre per singolo utente). È disponibile anche una versione gratuita, che però è priva di diverse funzioni come lo storage illimitato per i messaggi e le chiamate (video e voce) di gruppo.

Altre informazioni su Slack

Sito web: https://slack.com/

Facebook Workplace

Facebook Workplace

Il gigante social ha recentemente fatto un grande passo verso l’utenza professionale con il lancio definitivo e globale di Workplace. Si tratta di un servizio che combina la familiare interfaccia di Facebook, la chat di Messenger e il news feed con nuovi strumenti tra cui una dashboard dedicata agli analytics.

Facebook ha aggiunto a Workplace una nuova piattaforma di collaborazione che consente alle aziende di creare applicazioni e che include integrazioni con prodotti di terze parti come Box e Gmail.

Workplace, che offre comunque una versione di prova gratuita della durata di 90 giorni, costa 3 dollari al mese per singolo utente fino a un massimo di 1000 utenti, ma il prezzo scende a 2 dollari al mese (da 1001 a 10.000 utenti) e a 1 dollaro al mese per ogni utente al di sopra del 10.000.

Sito web: https://workplace.fb.com/

Microsoft Yammer

Yammer

Quando Microsoft è entrata nel mercato della collaborazione enterprise, lo ha fatto nel 2012 con l’acquisizione di Yammer per 1,2 miliardi di dollari.

Questo servizio permette alle aziende di compilare messaggi, file e aggiornamenti in una singola posizione e incrementa la condivisione di informazioni attraverso gruppi di conversazione. Gli utenti di Yammer possono interagire sia all’interno di gruppi pubblici e aperti, sia in gruppi privati nel caso si debbano condividere informazioni sensibili.

Yammer è perfettamente integrato con Office 365 e dal primo gennaio di quest’anno il piano Yammer Enterprise non è più attivo. Per iscriversi come nuovi utenti a partire da questa data e per chi vorrà rinnovare il proprio piano sottoscritto in precedenza, è necessario il passaggio a uno dei piani di Office 365 Enterprise a partire dal livello K1, che per 3,40 euro al mese per utente include Yammer, email Outlook, accesso alle app Office online (anche per editing e creazione) e molto altro.

Sito web: https://www.yammer.com/

Cisco Spark

Cisco Spark

Il servizio di messaggistica offerto da Cisco Spark include testo, voce, video e opzioni per la condivisione dei contenuti che possono essere divise in singole “stanze” per ogni conversazione. Spark offre anche l’integrazione con i prodotti Cisco e supporto gratuito.

Al momento si può utilizzare Spark gratuitamente in una versione che include messaggi illimitati e chiamate in-app, condivisione del display, fino a 5 GB per la condivisione dei file, crittografia end-to-end e integrazione con un massimo di 10 app.

La versione Premium da 12 dollari al mese per singolo utente aggiunge l’integrazione con Outlook ed Exchange, con le directory corporate e con un numero illimitato di app. Inoltre questa versione integra controlli di amministrazione e un supporto live più avanzato.

Spark può essere fornito in cloud, on-premise o all’interno di servizi ibridi e, attraverso Spark Depot, permette ai suoi utenti di trovare app di terze parti (come Salesforce) che si integrino con Spark.

Sito web: https://www.ciscospark.com/

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft ha lanciato lo scorso novembre Teams, un serio contendente a Slack definito come “uno spazio di lavoro basato su chat” all’interno di Office 365. Gli utenti possono inviare messaggi diretti o essere raggruppati in un team per discutere di un argomento e condividere documenti.

Contrariamente alla piattaforma di messaggistica di Skype for Business, Teams è fornito di un set completo di emoji, gif e meme e, a differenza di Slack, le cui chat possono diventare confuse e disorganizzate, Teams integra le cosiddette Threaded Conversations, funzione con cui la piattaforma tiene traccia dei thread di conversazione e permette di rispondere in blocco a tutti i partecipanti di quel thread.

Il principale vantaggio di Teams è che si integra alla perfezione con i più comuni prodotti di Office 365 come Word, Excel e PowerPoint, oltre che con le videoconferenze di Skype e con la condivisione dei file tramite SharePoint.

Da luglio 2018 è disponibile una versione gratuita di Microsoft Teams con un limite di 2 GB per utente.

Sito web: https://products.office.com/it-it/microsoft-teams/group-chat-software

Jive

Jive

Il software intranet di Jive mette a disposizione comunicazioni e strumenti di collaborazione in tempo reale attraverso stream di attività, gruppi, discussioni e blog.

I documenti possono essere modificati e visionati in tempo reale da più utenti e le interazioni possono essere valutate attraverso strumenti analitici integrati. Jive inoltre si integra alla perfezione con Office 365, SharePoint, Salesforce e Google Docs/G Suite.

Tra i punti di forza dell’hub collaborativo di Jive spiccano anche il Recommender Engine, che utilizza il machine learning per personalizzare e arricchire un contenuto, una funzione di ricerca Open Search) che copre lo storage di OneDrive e le comunità Jive.

Sito web: https://www.jivesoftware.com/

Prysm Software Platform

prysm software platformPrysm Software Platform offre un’esperienza di comunicazione standardizzata su dispositivi e postazioni che comprende videoconferenze, condivisione di contenuti e collaborazione sui documenti.

Le aree di lavoro, basate su cloud, sono accessibili ai partecipanti da un massimo di 25 postazioni contemporaneamente e offrono una varietà di strumenti di collaborazione, tra cui annotazioni su schermo, lavagne digitali, condivisione di dispositivi e supporto per applicazioni basate sul web

Un vantaggio chiave di Prysm è che può integrare software di più fornitori terze parti. Ciò consente a un dipendente che utilizza Google Docs, per esempio, di collaborare con un collega che utilizza MS Word nella stessa schermata della riunione gestita dalla piattaforma Prysm.

Il software è disponibile a 29 dollari per utente al mese (per più di 25 utenti), o a 39 dollari per utente al mese (da 5 a 25 utenti).

Sito web: https://www.prysm.com/software/

LoopUp

Loopup

La startup londinese LoopUp sta diventando una delle piattaforme di conferenze audio e video più interessanti del momento. Gli utenti possono vedere in tempo reale con chi stanno parlando senza il bisogno di entrare a tutti gli effetti nella videoconferenza, i cui partecipanti possono essere silenziati all’occorrenza dai gestori.

LoopUp promette un’esperienza utente molto intuitiva, unendo un’efficace integrazione con strumenti come Outlook a un’attenzione particolare alla sicurezza.

LoopUp è disponibile in tre versioni a pagamento. Il piano Professional da 22 dollari al mese, una versione Power da 44 dollari al mese e un’opzione Enterprise di tipo pay-as-you-go con prezzi che dipendono dal tipo di utilizzo.

Sito web: https://loopup.com/

Stride

strideStride è l’ultima aggiunta al repertorio di strumenti di collaborazione di Atlassian. La piattaforma combina messaggistica, videoconferenze e una gamma di strumenti di collaborazione.

Gli strumenti includono Focus Mode, una modalità progettata per eliminare le distrazioni disattivando temporaneamente tutte le notifiche e i messaggi, eccetto quelli inviati direttamente all’utente. Tornando alla modalità normale l’utente riceve tutte le notifiche arrivate nel frattempo.

Un’altra nuova funzionalità è “Actions and Decisions”, che consente di salvare, assegnare e categorizzare specifici messaggi e attività. La piattaforma offre anche notifiche personalizzabili, editing di testo avanzato, annotazione di immagini, incorporamento di file ed emoji personalizzati.

Stride è disponibile in una versione gratuita e in una versione standard che costa 3 per utente al mese. Atlassian offre anche una prova gratuita di 30 giorni.

Sito web: http://www.stride.com/

Huddle

Huddle

La gestione dei file è uno dei principali punti di forza di Huddle, strumento con cui gli utenti possono controllare le approvazioni per un documento, condividere file, collaborare e gestire i progetti di lavoro. Huddle è inoltre apprezzato per la sua interoperabilità grazie all’integrazione con software come Outlook e altri, ma anche la particolare attenzione sulla sicurezza è un pregio da non sottovalutare.

I prezzi di Huddle non sono tra i più bassi, ma bisogna ammettere che i piani di abbonamento includono molte funzionalità. I prezzi partono infatti dai 18 euro mensili per il piano Essential, che incluso la condivisione sicura dei file, strumenti di collaborazione e la gestione di progetti per piccoli team.

Le opzioni più complete e costose sono quelle Plus e Premier, che offrono in più feature di sicurezza extra, personalizzazioni e controlli amministrativi. C’è infine una versione speciale rivolta in modo specifico al settore pubblico e governativo.

Sito web: https://www.huddle.com/

Salesforce Chatter

Salesforce Chatter

Una delle prime soluzioni per il mercato della collaborazione enterprise è stata Chatter, che Salesforce ha lanciato addirittura nel 2010. Questa soluzione improntata al mobile organizza le discussioni attorno a gruppi di utenti, dove file, video e immagini possono essere condivisi. Per aderire un gruppo è necessario un invito.

Chatter supporta l’integrazione con app custom e di terze parti e offre consigli su persone, file e informazioni da seguire basandosi sull’attività del singolo utente per creare feed personalizzati.

Chatter è un servizio gratuito per chi è già un utente Salesforce, ma è disponibile anche per chiunque a 15 dollari al mese per singolo utente. Il prezzo include la libreria di contenuti di Salesfoce, alcune funzionalità di Salesforce CRM, l’accesso read-only ad account e contatti e alla piattaforma Firce.com.

Altre informazioni su Salesforce

Sito web: http://www.salesforce.com/it/chatter/overview/

Articoli e notizie sulla collaboration aziendale

Zoho remotely

Zoho, la suite di Smart Working gratuita fino all’1 luglio

A disposizione delle PMi fino a 25 dipendenti anche ESAP, programma di emergenza con 3 mesi di accesso gratuito alle applicazioni Zoho

Lo strumento principe dello smartworking? La VPN

Usi e requisiti per sfruttare la Virtual Private Network e collegarsi alla rete aziendale per lavorare da remoto in sicurezza
zoom

Zoom: come creare sfondi personalizzati per le videoconferenze

La creazione di uno sfondo personalizzato nell'app di Zoom è un ottimo modo per nascondere l’eventuale disordine sullo sfondo della vostra stanza mentre state lavorando da casa.
smart working

Smart working: per 6 italiani su 10 continuerà anche dopo la crisi

Secondo una ricerca effettuata da Citrix e OnePoll l’ostacolo più grande per lo smart working è la mancanza di una tecnologia adeguata e dell’accesso alle risorse aziendali.
teams

Microsoft Teams: utenti a quota 44 milioni e nuove funzionalità

In occasione del terzo anniversario di Teams, Microsoft aggiunge una serie di funzionalità, tra cui la soppressione del rumore per le videochiamate.
smart working

Come usare Zoom per creare meeting o partecipare a lezioni

La guida completa, passo dopo passo, per organizzare o partecipare a riunioni in videoconferenza con Zoom.us, direttamente dal browser o con le app per PC, smartphone o tablet
zoom

Zoom: come usare due monitor con PowerPoint

Zoom offre una sua guida su come utilizzare due schermi con il client desktop, ma nella nostra esperienza il processo può essere più complesso

L’app di video chat Around punta sul video always-on

Around ha presentato il suo software di chat video con un'interfaccia meno invasiva che potrebbe offrire il modo di abilitare il video "sempre attivo" per i lavoratori remoti.
Videoconferenza

Google Hangouts Meet: organizzare riunioni e risoluzione problemi

Guida passo passo per programmare e avviare senza problemi la propria prima riunione con Hangout Meets, il servizio di videoconferenza di Google. Le novità introdotte per il Coronavirus.
flexible working 4Ward Durante Far Networks Lantech Var Group

PMI e Smart Working, 5 system integrator insegnano come partire da zero

Il sito Flexible Working di 4ward, Durante, Far Networks, Lantech Longwave e Var Group, propone consulenza gratuita, FAQ, guide, e introduce a Cisco Webex, Microsoft Teams e Office365
Microsoft Teams 4 casi italiani

Microsoft Teams, 4 casi italiani e altre funzionalità in arrivo

Il punto sull’impegno Microsoft in Italia per la crisi Covid-19 e le esperienze di Ministero della Giustizia, Engineering, Maire Tecnimont e Natuzzi. Tra le novità l’eliminazione del rumore
Mercato ICT Europa Coronavirus IDC

Mercato ICT europeo, crescita azzerata. Ma nel 2021 sarà oltre il 4%

IDC: prima di Covid-19 le aziende con budget IT in calo erano il 5%, ora il 50%. Ma cloud, collaboration e security cresceranno. “La crisi è anche un’opportunità: poi ci sarà un new normal”
smart working remote working lavoro agile lavoro flessibile

Smart working, Var Group: richieste di supporto cresciute del 60%

In una settimana il system integrator ha registrato anche forti aumenti di richieste di implementazione di sistemi di collaboration (+70%), e di dispositivi mobili (+48%)
sicurezza

12 consigli di sicurezza per chi lavora da remoto

Se voi o i vostri dipendenti lavorate da casa, avrete bisogno di numerosi accorgimenti per proteggere la vostra azienda. Ecco alcuni dei più importati e basilari.
Gruppo Engineering sede

Dal Digital Workplace allo Smart Working, la visione di Engineering

Un White Paper racconta come realizzare il “posto di lavoro virtuale”, grazie a Change Management e piattaforme tecnologiche, e analizza benefici e criticità del "lavoro agile"
teamsystem smart4italy cash4italy coronavirus

TeamSystem, gratuiti per tutto il 2020 collaboration e cessione dei crediti

L'obiettivo delle iniziative Smart4Italy e Cash4italy è mettere a disposizione di partite IVA, PMI e professionisti degli strumenti digitali utili per affrontare l'emergenza Covid-19

Smart Working: le sfide delle PMI italiane e la soluzione di Ennova

Ennova mette a disposizione la propria gamma di servizi My Ennova che permettono alle PMI di dotarsi di un ecosistema digitale di smart working per competere sul mercato nonostante la criticità di questo momento di difficoltà legato all’emergenza sanitaria.
Covid-19 nuovo coronavirus Singapore 50 pacchetti ict

Covid-19, l’esempio di Singapore: 50 pacchetti ICT a disposizione delle aziende

Il Governo ha convinto vendor e operatori di canale a offrire gratis o con sconto soluzioni di remote working, produttività e visitor management. Coinvolte Cisco, HP, Lenovo e Microsoft

Coronavirus: smart working gratis con WebEx, Microsoft Teams e Google Hangouts Meet

I fornitori IT di servizi di collaboration vengono in aiuto all'urgenza delle aziende di attivare pratiche di lavoro a distanza. Ecco i servizi gratuiti che si possono usare per lo smart working.
4,082FansMi piace
1,939FollowerSegui

BrandPost (info)

DA NON PERDERE

INPS data breach decreto Cura Italia 600 euro

Violazione dati INPS, Faggioli (Clusit): “La parola al Garante Privacy”

Il presidente dell'Associazione per la Sicurezza Informatica sul data breach: l'INPS rischia sanzione amministrativa, ma in caso di hackeraggio può essere giudicato non responsabile
coronavirus

Coronavirus: come l’automazione può aiutare i provider di rete

Secondo Netflix, Zoom, Dropbox ed Equinix l'automazione può svolgere un ruolo importante nel mantenimento delle operazioni IT durante la pandemia di COVID-19.

MacBook Air 2020: equilibrio vincente… webcam a parte

Il nuovo MacBook Air ha un rapporto qualità-prezzo decisamente migliore rispetto a quello dei modelli 2018 o 2019 e questo potrà bastare a molti utenti senza grandi esigenze.