Cinque consigli per non farsi stressare dalle app di collaborazione

Mentre l'ascesa di strumenti di collaborazione come Slack, Microsoft Teams e Google Hangouts è stata un vantaggio per la produttività dei lavoratori, c'è un aspetto negativo. Le informazioni possono infatti diventare eccessive e causare stress al lavoratore.

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Le app di posta elettronica, video e di messaggistica come Slack e Microsoft Teams consentono di collaborare facilmente con i colleghi, indipendentemente dal fuso orario (o Paese) in cui si trovano. E l’accesso alle versioni mobili delle stesse app significa che i colleghi possono rispondere rapidamente, seguire una conversazione di gruppo o apportare una rapida modifica al file praticamente in qualsiasi momento.

Ma con una tale facilità d’uso sorge un problema, visto che si può essere sopraffatti da una raffica di notifiche dai colleghi prima dell’inizio della giornata lavorativa, durante e dopo. E questo non va bene per la produttività e per i livelli di stress che possono sopraffare i lavoratori “distratti”.

Una ricerca della UC Irvine ha dimostrato che possono essere necessari più di 20 minuti per immergersi in un’attività dopo un’interruzione, mentre uno studio diverso afferma che il multitasking può ridurre la produttività del 40%. L’aumento del carico di lavoro collaborativo può persino portare al cosiddetto burnout, che l’Organizzazione mondiale della sanità ha recentemente riconosciuto come un fenomeno professionale e a cui contribuisce anche questa natura delle comunicazioni moderne sempre attive.

Secondo l’analista di Gartner Craig Roth il sovraccarico di informazioni è un problema complicato da affrontare, anche perché a esso contribuiscono fattori diversi, tra cui sviluppatori che creano app estremamente abili nell’afferrare la nostra attenzione. Ma ci sono alcuni passi che gli utenti possono prendere almeno per ridurre questo “frastuono” collaborativo, silenziare i colleghi e svolgere il lavoro al meglio delle possibilità. Questi cinque consigli dovrebbero aiutarvi se siete in una situazione di burnout collaborativo.

1 – Utilizzate la modalità Non disturbare delle app

Il modo più semplice per ridurre il “rumore” indesiderato è quello di impostare temporaneamente le app su “silenzioso”. La maggior parte delle app ha una funzione Non disturbare (DND) che può essere attivata quando un utente deve concentrarsi su un compito particolare.

“A volte è importante sapere quando consentire a noi stessi di concentrare il 100% della nostra attenzione sull’attività da svolgere” afferma Marissa Salazar, responsabile marketing per Microsoft Teams. “Un rapido DND nella barra dei comandi in Teams imposta il nostro stato su Non disturbare, funzione che disattiva le notifiche e indica al nostro team che siamo concentrati su un progetto”.

Per raggiungere la vera concentrazione, è importante ritagliarsi del tempo e persino trovare un posto tranquillo dove svolgere il lavoro. “Per evitare distrazioni, optate per uno spazio tranquillo come una sala riunioni privata e disattivate tutte le notifiche di chat/e-mail” afferma Paul Gentile, direttore senior del marketing presso la società di software di collaborazione LogMeIn.

Siete preoccupati di perdere un messaggio importante mentre non volete essere disturbati? Anche con le notifiche posticipate, i colleghi hanno una serie di strumenti a disposizione per trovarvi quando siete temporaneamente sconnessi. “In caso di emergenza il vostro team troverà un modo per contattarvi” afferma Dejan Deklich, Chief Product Officer presso il fornitore di software per comunicazioni unificate 8×8.

2 – Limitare le notifiche alle ore lavorative

L’ascesa degli strumenti di lavoro digitali è stata vitale per connettere i team di tutto il mondo. Per le organizzazioni con personale in diverse aree geografiche gli smartphone possono vibrare per messaggi e chat anche a tarda notte o al mattino presto. “Supponiamo che un dipendente installi uno strumento di chat sul proprio smartphone personale e che questo inizi a riempirsi di notifiche alle nove di sera perché qualcuno al lavoro sta dicendo qualcosa in chat. È semplicemente terribile” afferma David Heinemeier Hansson, cofondatore e CTO presso Basecamp, che vende uno strumento di gestione del lavoro con la suo interno una funzione di chat di gruppo.

Il “diritto di disconnettersi” è diventato un argomento di tendenza negli ultimi anni, poiché le tecnologie di comunicazione e collaborazione diventano più comuni sul lavoro. I legislatori in Francia sono arrivati al punto di vietare che i dipendenti rispondano alle e-mail al di fuori dell’orario di lavoro e in Germania grandi aziende come Volkswagen e Daimler hanno introdotto volontariamente una sorta di blackout post-turno per alcuni lavoratori, eliminando anche automaticamente i messaggi per i lavoratori in vacanza. Mentre simili restrizioni sono state proposte anche a New York, l’amministrazione guidata dal sindaco Bill de Blasio le ha considerate irrealistiche.

Rispondendo alle richieste degli utenti di un maggiore controllo sulle comunicazioni, i fornitori di software di collaborazione hanno aggiunto la possibilità di silenziare automaticamente le notifiche in determinate ore del giorno. Slack, ad esempio, consente agli amministratori di designare un periodo di silenzio predefinito per tutti i dipendenti per garantire che non siano disturbati dai colleghi e che gli utenti possano impostare tali preferenze nelle impostazioni dell’app.

Basecamp ha creato una funzione chiamata Work Can Wait per silenziare le notifiche quando un lavoratore ha terminato la giornata. “Solo perché abbiamo reso così facile entrare in contatto con tutti gli utenti di un’azienda, non è per forza qualcosa da mettere in pratica a ogni ora del giorno”, afferma Heinemeier Hansson. “Solo perché possiamo, non significa che dovremmo farlo.”

3 – Lasciare canali e chat di gruppo irrilevanti

Una caratteristica popolare negli strumenti di collaborazione basata su chat sono i canali, che fungono da hub per le discussioni su un determinato argomento, dagli annunci aziendali seri ai gruppi di interesse sociale e persino alle aree per le chiacchiere casuali. Canali e chat di gruppo possono focalizzare le discussioni ed essere un ottimo modo per trasmettere informazioni in modo efficace a un gruppo più ampio senza impegnarsi in più conversazioni private.

Ma tenere traccia delle conversazioni in numerosi canali può richiedere molto tempo. È quindi importante essere selettivi nella scelta dei canali e delle chat di gruppo a cui vi iscrivete. Per alcuni tipi di conversazioni, la chat non è la soluzione migliore. Usate invece la posta elettronica o anche un servizio di documenti cloud per una collaborazione “lenta”.

Se invece non volete lasciare definitivamente un canale o un gruppo, potete spesso disattivarlo temporaneamente. “Come singolo utente, si tratta di ottimizzare le impostazioni di notifica in base alle proprie esigenze” afferma Chris Uldriks, consulente tecnologico presso Point B Management Consulting. “Chiedetevi: cosa devo sapere subito?”

Ad esempio, è possibile impostare notifiche per dispositivi mobili e desktop solo se qualcuno vi ha menzionato in una frase o se esiste un’attività in un canale specifico a cui siete interessati, afferma Uldriks. “E quello che non dovete sapere subito, potete recuperarlo quando avete tempo.”

4 – Evitare di passare da un’app all’altra

Oltre al sovraccarico di informazioni, alcuni lavoratori affrontano il sovraccarico delle app. E rimbalzare tra di esse può ostacolare una comunicazione chiara ed efficiente. La soluzione ovvia è evitare di “switchare” tra le app, ma spesso è più facile a dirsi che a farsi. Le organizzazioni spesso fanno affidamento su diversi strumenti per la comunicazione dei lavoratori, il che significa che le conversazioni avvengono in più luoghi.

“Nuovi strumenti spuntano costantemente”, afferma Heinemeier Hansson. “Molte aziende non hanno uno strumento di comunicazione e produttività, ne hanno uno, due, tre, quattro, cinque, sei: potrebbero avere Trello, potrebbero avere Slack, potrebbero avere Dropbox, potrebbero avere Google Documenti. E ovviamente questo sta stressando i dipendenti.”

Secondo un sondaggio che ha coinvolto 2.000 impiegati negli Stati Uniti e che è stato commissionato all’inizio di quest’anno da LogMeIn, il 54% dei dipendenti ha almeno cinque programmi diversi in esecuzione contemporaneamente e il 56% utilizza almeno tre strumenti diversi per rimanere in contatto con i colleghi. Ciò può influire sulla produttività: il 59% degli intervistati ritiene infatti di perdere tempo passando da un’app all’altra.

“I lavoratori stanno perdendo slancio e stanno perdendo tempo a passare tra tutte le diverse soluzioni per compiti diversi, piuttosto che essere in grado di mantenere la concentrazione e gestire tutte le loro comunicazioni da un unico punto centralizzato” afferma Mark Strassman, vicepresidente senior e direttore generale di comunicazioni unificate e collaborazione presso LogMeIn. “Di conseguenza, quasi il 60% dei lavoratori oggi sente di perdere tempo a passare da un’app all’altra per compiti diversi”, continua Strassman.

Molte app possono inoltre farvi sentire occupati senza che realmente stiate facendo molto. “I lavoratori devono concentrarsi su come usano gli strumenti di comunicazione e collaborazione e decidere che lo stanno facendo in modo efficace” afferma Terry Simpson, evangelista tecnico presso il fornitore di software di automazione del flusso di lavoro Nintex.

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“È molto facile rimanere occupati con e-mail, app, messaggi istantanei e tutti i tipi di altri strumenti software senza ottenere molto. Alla fine della giornata dovete capire se siete stati veramente occupati o se avete realizzato qualcosa che ha contribuito a far progredire il business della vostra azienda. Mantenere questo focus su cosa si è fatto durante il giorno è importantissimo”.

Esistono modi per evitare di passare costantemente da un’app all’altra e i fornitori di software stanno tentando di risolvere il problema. Uno dei vantaggi degli strumenti di collaborazione è la loro capacità di collegarsi ad altre app di comunicazione, produttività e line-of-business. Slack, ad esempio, ha più di 1.500 integrazioni di applicazioni di terze parti nel suo app store, mentre concorrenti come Microsoft Teams, Cisco Webex Teams e Google Hangouts Chat si aggiungono regolarmente alle proprie integrazioni.

Di conseguenza, è prevista una profonda interconnettività tra gli strumenti di collaborazione. In effetti, diverse aziende stanno spingendo per diventare un hub centrale per il lavoro digitale. Dropbox, ad esempio, ha recentemente rivisto la sua applicazione principale per supportare la collaborazione basata sui documenti; un chiaro indicatore di dove stia andando il mercato.

Le integrazioni di terze parti consentono agli utenti di eseguire una serie di attività senza cambiare app, come l’aggiunta di informazioni a strumenti di gestione del lavoro (Trello o Asana), anteprima dei file (Dropbox, Google Drive o Box) e videochat (Zoom o BlueJeans). Mentre le app di collaborazione meglio connesse non eliminano del tutto la necessità di accedere ad altri strumenti, possono aiutare a ridurre le richieste degli utenti, rendendo importante che questi conoscano le integrazioni disponibili e le provino.

“Ventitre minuti è il tempo medio che ci vuole per riprendere l’attività dopo un’interruzione” afferma Rivera. “Dover passare da uno strumento all’altro rende estremamente difficile il completamento di task più semplici in una linea retta ed efficiente. Il tempo è prezioso. L’integrazione di app di terze parti in questi strumenti di collaborazione aiuta a ridurre la distrazione aumentando al tempo stesso la concentrazione e l’efficienza”.

5 – Imparare a fare del single-task

La capacità di multitasking è stata applaudita come desiderabile in passato, ma una ricerca dell’Università di Stanford ha dimostrato che il multitasking può effettivamente essere inefficiente e che è qualcosa che gli umani non sono particolarmente adatti a fare. Concentrarsi correttamente su un compito alla volta può essere un approccio più produttivo e meno stressante. “È un’abilità che si affina nel tempo” afferma Iba Masood, co-fondatrice e CEO di Tara AI, una startup che utilizza il machine learning per aiutare i clienti a pianificare progetti di sviluppo software. “Concentrarsi su una singola attività in un dato momento ci consente di costruire il nostro muscolo dell’attenzione”.

Data la varietà di compiti e notifiche relative al team che richiedono attenzione, la capacità di concentrarsi su un compito alla volta richiede forza di volontà. “Il single-tasking mi permette davvero di concentrarmi e mi consente di prestare attenzione singolarmente a un’area di lavoro in intervalli di 20 minuti prima di passare a quella successiva. “

È però qualcosa che richiede disciplina. Gentile di LogMeIn consiglia una tecnica di gestione del tempo chiamata “timeboxing” per mettere da parte il tempo per concentrarsi su un’attività senza distrazioni. “Trovate modi più efficienti per completare le attività assegnandovi un periodo di tempo predeterminato per completare un progetto. Questo aiuterà a focalizzare la vostra attenzione, a motivarvi a completare i compiti che dovete svolgere in modo tempestivo e a evitare di sprecare tempo prezioso in attività di minor importanza”.