Gestione documentale, voglia di mettere ordine

• 21 giugno, 2006
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Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

Una mole di informazioni da gestire
Il problema della gestione documentale è particolarmente sentito all’interno delle banche, dove le frequenti operazioni societarie degli ultimi anni non hanno fatto altro che mettere in maggiore evidenza la necessità di rivedere le proprie strategie in questo ambito, coinvolgendo sempre più l’IT.  “I processi di concentrazione attraverso fusioni e acquisizioni, accompagnati dall’ingresso di nuovi attori internazionali e una maggiore competitività del mercato, hanno favorito l’introduzione di nuovi prodotti  – afferma Graziella Rossi, marketing director di FileNet -, ma il sistema bancario si trova davanti anche  clienti più maturi ed esigenti, che vanno fidelizzati attraverso nuovi servizi, attenti alle loro esigenze e disponibili attraverso vari canali di comunicazione”.
La maggiore dimensione acquisita dalle banche porta certamente a una più elevata competitività, ma d’altra parte produce effetti collaterali: “Una banca media da 500 sportelli genera minimo 60 milioni di fogli l’anno destinati all’archiviazione di lungo termine – spiega Luisa Forlini, direttore commerciale di Records Center – FDM Group -. Con tono faceto si potrebbe affermare che la banca gestisce un ‘prodotto semplice’ fatto sostanzialmente di addizioni e sottrazioni, ma di fatto accompagnato da un numero notevole di procedure, contrariamente a quanto avviene nell’industria, dove un’unica procedura  può dare luogo a prodotti estremamente complessi: per esempio un’automobile”.
I primi risultati di un maggiore impiego della trasmissione dei documenti in formato elettronico si possono facilmente raggiungere sia nelle relazioni con i clienti sia a livello interno: “In particolare citerei la proposizione via web alla clientela in sostituzione della classica spedizione cartacea e la condivisione di documenti elettronici tra più uffici, sia per evitare duplicazioni inutili e costose sia per  accelerare i tempi di fruizione – spiega Tiziano Ferretti, account manager di CredemTel -. Da non dimenticare soluzioni più sofisticate come il dossier elettronico del cliente o la verifica automatica della completezza e regolarità di documenti estremamente importanti come i contratti sottoscritti dalla clientela”.

Una gestione da ripensare
All’apparenza, passare da una gestione manuale dei documenti a una gestione elettronica non è complicato, ma all’interno di organizzazioni particolarmente ramificate la realtà può apparire presto ben diversa: “In genere l’architettura informatica delle banche italiane è costituita da applicazioni legacy unite a una serie di applicazioni correlate e a esse integrate, ma per rispondere a esigenze come quelle attuali resta comunque una grande mole di lavoro che viene svolto con processi gestiti manualmente – afferma Martin Arborea, direttore commerciale di Openwork -. La rivisitazione dell’intero sistema informativo, per vastità e complessità, è impensabile, ma introdurre uno strumento evoluto, malleabile e integrabile che in modo semplice e immediato possa seguire i processi documentali, e che soprattutto permetta interventi nel tempo, è senz’altro un approccio valido a queste problematiche”.
In passato l’approccio alle soluzioni per la gestione documentale è stato sovente indirizzato nella direzione sbagliata: “Ci si è soprattutto preoccupati di soddisfare le esigenze di tipo tattico, ovvero di ottimizzazione dei costi – dichiara Alberto Cappelli, product manager di Topkey -; purtroppo la strategia legata ai flussi, all’organizzazione, e al resto è sovente sacrificata da aspetti di breve visione legati alla riduzione dei costi”.

D’altra parte, anche l’offerta ha seguito il suo corso, arrivando a proporre insiemi di funzionalità più estesi: “L’offerta sul documentale si è andata sviluppando enormemente negli ultimi anni, passando dalla semplice indicizzazione dei documenti allo sviluppo di motori di workflow in grado di permetterne la gestione completa – spiega Marco Pellegrini direttore marketing di InfoCamere -. Per non parlare delle integrazioni della tecnologia di firma digitale o della posta elettronica certificata, in un’ottica di garanzia sull’integrità e autenticità dei documenti prodotti”.
Nel corso degli ultimi dodici mesi, in particolare, secondo il punto di vista dei fornitori dal mercato è emersa una nuova tendenza: “Il 2005 è stato l’anno nel quale applicazioni come l’archiviazione delle e-mail, la gestione degli archivi e l’adeguamento alle normative hanno via via assunto un posto centrale nella maggior parte delle grandi aziende; il ricorso a queste applicazioni era dettato da esigenze legali e non per conseguire un ritorno sull’investimento – afferma Scott Winzeler, vice presidente EMEA di Global 360 -. Nel 2006 verranno invece richiesti alle organizzazioni nuovi sforzi per giustificare i costi e sarà proprio il processo a fare da apripista: il processo infatti può essere aggiunto alle applicazioni esistenti allungando la vita dei sistemi legacy e favorendo enormemente nel contempo nuove opportunità”.
L’esperienza accumulata nel tempo dagli utenti ha infine offerto nuovi spunti per l’evoluzione dei  software: “Chi oggi compra soluzioni di document management ha conoscenze più approfondite rispetto al passato e mira a una tecnologia che permetterà di garantire ritorni sugli investimenti misurabili – conclude Jordi Armengol, responsabile dei financial services di Vignette -. Permettendo agli utenti di identificare il contenuto esistente e di riutilizzarlo più efficacemente senza trasferirlo da un sistema a un altro si potranno avere significativi miglioramenti sull’efficienza, in modo particolare nelle organizzazioni dove il contenuto è centrale, come le banche”.

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