noleggio stampanti costo copia multifunzione

Il noleggio operativo è una pratica che consiste nell’affittare a lungo termine un bene strumentale, invece che acquistarlo con pagamento rateizzato o tramite leasing finanziario. Il bene noleggiato rimane di proprietà del locatore, quindi l’azienda non deve inserirlo nei cespiti, gestire piani di ammortamento e occuparsi del riscatto finale; inoltre, i canoni di affitto sono tutti in Opex, quindi sono interamente deducibili a fini IRES e IRAP, e detraibili per l’IVA.

Il noleggio però è una pratica che, nonostante i suoi numerosi vantaggi, discussi in questo articolo in cui mettiamo a confronto pro e contro di leasing e noleggio operativo, sembra essere ancora poco conosciuta e praticata dalle piccole e medie aziende del nostro Paese. Tranne in un segmento specifico: quello delle stampanti e copiatrici multifunzione, e più in generale dei sistemi di gestione documentale.

La maggior penetrazione in questo segmento di mercato ha varie motivazioni. A cominciare da quelle “storiche”, visto che il noleggio era già molto praticato per le fotocopiatrici, macchine di cui i moderni sistemi multifunzione sono, per molti versi, la naturale evoluzione. Ma soprattutto, le stampanti multifunzione sembrano essere un caso da manuale per il noleggio operativo, in quanto presentano tutte le caratteristiche che le rendono il prodotto perfetto per questa operazione.

Noleggio e multifunzione, un binomio di successo

Per prima cosa le stampanti multifunzione sono macchine che presentano un’elevata obsolescenza strutturale – in pratica, il loro hardware invecchia rapidamente. Questo perché sono composte da molti organi meccanici (sistemi di trascinamento carta), elettromeccanici (i vari motori, le testine di stampa inkjet…) e ottici/fotoelettrici (tamburi o rulli fotosensibili, laser, sensori…) che, per loro natura, sono soggetti a usura.

Seconda cosa, l’obsolescenza è anche operativa, ovvero legata alle funzionalità. Il prodotto noleggiato, in genere, mantiene nel tempo le funzionalità che aveva all’uscita della fabbrica, salvo piccoli miglioramenti ottenibili tramite upgrade software. Ma le esigenze degli utilizzatori possono evolversi, anche radicalmente, nei 12, 24 o 36 mesi del noleggio.

Per esempio, è verosimile che una stampante noleggiata anche solo un paio di anni fa non disponga di interfaccia wireless per essere utilizzata con smartphone e tablet. E che ovviamente non disponga dei protocolli software necessari (Apple AirPrint, Google Print eccetera). Quindi, le stampanti della passata generazione sono già, di fatto, obsolete per ogni organizzazione che abbia inserito nel suo workflow apparecchi mobili “smart”.

LE STAMPANTI DELLA PASSATA GENERAZIONE SONO GIÀ, DI FATTO, OBSOLETE PER OGNI ORGANIZZAZIONE CHE ABBIA INSERITO NEL SUO WORKFLOW APPARECCHI MOBILI “SMART”

Ma può anche succedere, più semplicemente, che serva una stampante multifunzione più veloce, o che nuove normative obblighino a installare sistemi con minori consumi, o che non usino o emettano determinate sostanze inquinanti. Insomma, ci sono moltissimi motivi che concorrono a far sì che un sistema multifunzione, alla fine del noleggio, abbia un valore vicino allo zero, rendendone assolutamente non conveniente l’acquisto (che è invece l’opzione più praticata con il leasing finanziario).

Infine, durante tutta la loro vita operativa i multifunzione vanno gestiti e hanno frequente bisogno di manutenzione ordinaria e straordinaria, oltre che di materiali di consumo, con costi difficili da valutare per l’azienda, in quanto cambiano con i volumi di stampa in modo non lineare.

Il noleggio come soluzione

Il noleggio risolve, di fatto, ciascuno di questi problemi. A fine noleggio la stampante è obsoleta? Nessun problema, si procede a noleggiarne una aggiornata. Dopo qualche mese serve una nuova tecnologia di stampa in azienda? Praticamente tutti i contratti di noleggio operativo prevedono la possibilità di cambiare macchina in ogni momento, mentre in caso di acquisto (a rate o in leasing) la cosa è burocraticamente complicatissima a causa delle implicazioni finanziarie e fiscali.

È difficile valutare le spese operative della stampante? Si può stipulare un abbonamento che preveda un pagamento di una quota fissa per ogni pagina stampata: il noleggiatore fornisce non solo la macchina e l’assistenza, ma anche i consumabili necessari a stampare un determinato numero di pagine. Il costo di stampa per pagina diventa quindi un parametro fisso, decisamente più semplice da gestire (in genere, però, questo costo non contempla il foglio di carta).

Con i contratti a “costo copia”, le spese di stampa sono fisse e predeterminate. A patto di dimensionare correttamente i massimali mensili o trimestrali

Naturalmente, il costo per pagina concordato varierà in base a una serie di parametri, tipicamente se la pagina è in formato A4 o A3, e se è in bianco e nero o a colori, se i materiali di consumo sono originali o compatibili. Il controllo del numero di fogli stampati avviene tramite contatori pilotati dal firmware del sistema di stampa. Molti multifunzione possono trasmettere al fornitore i conteggi insieme ad altri dati sullo status della macchina, in modo da permettere una programmazione “ad hoc” da remoto degli interventi di manutenzione e rifornimento.

Noleggio stampante con abbonamento “a costo copia”

Quando al noleggio si abbina una quota fissa per pagina stampata, si parla generalmente di abbonamenti a costo copia; di fatto, i relativi contratti sono stipulati per un determinato carico di lavoro mensile – per esempio, 300 pagine b/n e 200 a colori al mese – e l’importante quindi è non sforare questo limite, per evitare di vedersi fatturare le pagine extra a un costo più alto. Tra parentesi, alcuni fornitori parlano di carico mensile, ma fatturano (e riforniscono) trimestralmente; quindi se il vostro  budget prevede 300 pagine/mese, se stampate 100 a ottobre, 100 a novembre e 700 a dicembre siete in regola.

Questo dettaglio si rivela molto utile soprattutto per chi ha picchi di carico improvvisi ma non frequenti (per esempio, stampanti impiegate per realizzare reportistica trimestrale in copie multiple). Meglio però consultare attentamente il contratto su questa voce, per evitare spese impreviste.

Con i contratti a costo copia è facile sapere quanto si spende in azienda per stampare ogni singolo foglio: quota mensile diviso numero di stampe, sommiamo il costo della carta e il gioco è fatto. Questo fra l’altro rende semplicissimo suddividere i costi di stampa fra i dipartimenti aziendali, grazie ai software di controllo delle macchine.

Oltre ai contratti a costo copia, esistono altre formule che raggiungono tutte il risultato di rendere i costi di stampa chiari e predeterminabili. E, in generale, permettono in questo modo di avere un risparmio immediato, spesso dell’ordine del 15/30%. Tuttavia, per ottenere una riduzione significativa dei costi di stampa, soprattutto se in azienda ci sono parecchi dispositivi, bisogna andare oltre e fare un passo in più, e rivolgersi ai servizi di stampa gestita, o Managed Print Services, nel quale il fornitore si prende carico di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale, fornendo anche consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.

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