Se è vero che la digitalizzazione dei processi di business tende a ridurre la stampa di documenti in azienda, la carta è ancora ben lungi dall’essere eliminata dai processi di business.

A ben vedere, è sbagliato pensare alla trasformazione digitale come un processo antagonista della carta. La realtà è che sfruttando gli approcci e le tendenze della digitalizzazione, come sensori IoT, big data e analytics, è possibile modificare le attività basate su documenti cartacei per ottenere una riduzione di costi, l’ottimizzazione dei processi produttivi e una piena integrazione nelle attività digitali dell’azienda.

Questo è l’approccio di Lexmark, che nell’ambito della propria trasformazione si propone quale fornitore di servizi di stampa gestiti e partner delle aziende nell’evoluzione dei processi in ottica digitale.

I Managed Print Services di Lexmark operano a tre diversi livelli: ottimizzazione dell’infrastruttura, gestione preventiva e ottimizzazione dei processi aziendali. Vediamone alcuni esempi pratici.

Lexmark Driving Digital - Evento
I temi trattati in questo articolo saranno discussi nella Executive Roundtable che si terrà a Milano Giovedì 7 luglio. Fai clic sul banner qui sopra per ulteriori informazioni e pre-registrazioni. L’evento è gratuito ma i posti sono limitati.

Ottimizzazione dell’infrastruttura

I Location Based Services permettono di accentrare in un unico portale software le informazioni provenienti dalle stampanti aziendali (siano esse marcate Lexmark o di altri produttori). Numero di stampe, copie e scansioni, stato delle forniture, e messaggi di errore e altri dati standard vengono acquisiti e visualizzati in forma aggregata per avere un quadro complessivo dell’utilizzo delle risorse, ma permette anche il drill-down fino al singolo dispositivo, visualizzato nella piantina dell’ufficio.

LE AZIENDE “SMARRISCONO” DAL 5 AL 10% DELLE STAMPANTI INSTALLATE

Nelle grandi aziende viene “smarrita” una quota dal 5 al 10% delle stampanti installate, o almeno sono smarrite per l’IT. Non sono necessariamente rubate: spostamenti di uffici, traslochi, apertura o chiusura di sedi e spegnimenti o guasti risultino in una perdita fisica dell’apparecchiatura.

lexmark-location-based-services

Le funzioni di analytics permettono di individuare utilizzi anomali (per esempio una funzione aziendale o una sede che producono un numero di stampe superiore alla media), ottimizzare la disposizione delle stampanti in modo da razionalizzarne l’utilizzo e rispondere alla richiesta di nuove installazioni con proposte alternative supportate dai dati di utilizzo effettivi.

Gestione preventiva

Un guasto in una stampante ha più di una conseguenza negativa. Oltre all’ovvio blocco dell’operatività degli uffici che la utilizzano, si generano costi relativi alla gestione dei ticket (una ricerca IDG afferma che il costo medio di una chiamata all’help desk è di 22 dollari). In quasi il 50% dei casi, poi, il primo intervento non è risolutivo.

IL COSTO MEDIO DI UNA CHIAMATA ALL’HELPDESK DEL REPARTO IT È DI 22 DOLLARI

Anche nei casi in cui la stampante genera automaticamente un avviso di malfunzionamento, questo avviene quando il danno è già avvenuto. E la rottura di un elemento può provocare l’avaria anche di componenti che altrimenti avrebbero continuato a funzionare, aumentando il danno.

Per questo, i Lexmark Predictive Services cercano di intervenire prima che il malfunzionamento avvenga grazie all’analisi di centinaia di data point provenienti dai sensori e altre informazioni fornite automaticamente dalle stampanti connesse al servizio. Possono così confrontare queste informazioni con modelli previsionali che permettano di prevedere il malfunzionamento con un anticipo sufficiente a far arrivare il ricambio in sede, o fare intervenire un tecnico se necessario. In questo caso il ticket è generato da Lexmark stessa, con notifiche allo staff IT e anche agli utenti, visualizzando un avviso sul display del dispositivo.

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I risultati dell’implementazione sono una riduzione del 29% di chiamate all’help desk, una diminuzione del 14% degli interventi sul posto e un aumento delle risoluzioni di problemi da remoto pari al 20%.

Ottimizzazione dei processi aziendali

Una volta accentrate le informazioni di utilizzo delle stampanti e scanner e quelle diagnostiche, diventa possibile analizzare i processi produttivi che implicano la gestione di documenti nel loro complesso, identificando nodi critici e possibili colli di bottiglia che danno origine a numerosi problemi:

  • Rallentamento delle procedure
  • Costi eccessivi e inefficienze
  • Possibili problemi di sicurezza e compliance

Per non citare il fatto che documenti cartacei o digitalizzati unicamente come immagini possono contenere informazioni preziose per l’azienda, se solo affluissero nei sistemi gestionali e di business intelligence centrali, invece di rimanere confinate in un faldone o hard disk locali.

MOLTE INFORMAZIONI UTILI AL BUSINESS SONO INVISIBILI AI SISTEMI DI BUSINESS INTELLIGENCE, PERCHÉ RACCHIUSE IN FALDONI CARTACEI

Uno dei punti critici è che spesso l’IT non conosce nei dettagli i processi documentali dell’azienda, mentre le linee di business non hanno le competenze tecniche per individuare i cambiamenti virtuosi che si possono mettere in atto.

Il servizio MPS Process Analytics di Lexmark raccoglie più di 130 metriche in un sistema di data mining, e può contare sulla competenza di data scientist interni e dell’esperienza più che ventennale nella gestione di documenti, per fornire vere analisi che possano generare azioni trasformatrici dei processi di business.

Tutto ciò viene elaborato in un progetto di trasformazione in cui l’azienda, affiancata da esperti e consulenti Lexmark viene supportata attraverso un processo di change management che parte dall’analisi approfondita della situazione attuale e delinea i passi necessari e gli obiettivi di business.

Un appuntamento per approfondire

Questi e altri temi legati alla trasformazione digitale dei processi documentali saranno l’argomento della Executive Roundtable Driving Digital organizzata da Business International e Computerworld e con la partecipazione di Lexmark, che si terrà giovedì 7 luglio al Westin Palace Milan di Piazza della Repubblica. L’incontro è riservato agli IT leader di medie e grandi aziende italiane. Ulteriori informazioni e pre registrazioni sono disponibili sul facendo clic qui o sul banner qui sotto. L’evento è gratuito ma il numero di partecipanti è limitato.

Lexmark Driving Digital - Evento

 

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